Excel如何樞紐分析表(透視表)資料更新

上一次在多條件求和的分享中,有將各個子公司的明細帳彙總成樞紐分析表,這次想分享如果原始資料有變動,如何更新樞紐分析表:

一、首先,總公司拿到的報表,有各個子公司各個會科的本期發生金額。

總公司拿到的報表

二、依照原始報表跑出樞紐分析表。

依照原始報表跑出樞紐分析表

三、後來發現子公司提供的資料有點問題,紅字部份為更正後金額。

紅字部份為更正後金額

四、像這種狀況很簡單,只需要「重新整理」。按下箭頭的圖案拉下程式清單,可以發現這個區塊的程式集很單純,而且第一個就是正常的「重新整理」程式,所以並沒有一定要拉出清單,把滑鼠移到「重新整理」區塊,直接點選即可。

重新整理

五、不錯吧,一鍵更新樞紐分析表。

一鍵更新樞紐分析表

六、還有一種情況,原始報表的資料內容已經有新增或減少,等於是一份新的報表,這時候有兩種方案。第一種是笨方法,重新抓新的報表,再跑一次樞紐吧;第二種是巧方法,在原有樞紐分析表的基礎上,直接改變所抓取的範圍,也就是「變更資料來源」。

變更資料來源

七、按下「變更資料來源」,Excel會跳出一個視窗,閃閃發亮的框框是彙總的範圍,功能視窗裡面是範圍的儲存格字串:「明細帳!$A$1:$C$13」這樣弄過一次之後,大概就清楚這隻程式在做什麼了。因為報表沒有變,按一下「確定」或是「取消」,先回到原來的樞紐分析表。

閃閃發亮的框框是彙總的範圍

八、之前拿的報表有缺,少了一家子公司D,現在拿到新的報表,把缺的資料補進去了。

新的報表

九、有了更新後的報表,再按一次「變更資料來源」,在跳出來的視窗,可以直接改範圍字串:「明細帳!$A$1:$C$13」,或者是按一下儲存格的小圖示,直接用滑鼠圈選想要彙總跑樞紐的範圍。這裡不限於在更改原工作表的範圍,也可以選取另一張工作表的範圍,也就更新後的報表。

選取另一張工作表的範圍

十、更改範圍後,按「確定」,可以看到樞紐分析表馬上更新了,很方便吧!

樞紐分析表馬上更新了

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