Excel如何調整列印版面

微軟OFFICE由幾個辦公軟體一套組成,學校時,我只用過Word,知道有Excel,但跟它完全不熟。後來進事務所,還沒碰底稿,先接收組長MSN傳來的好幾個Excel檔,從此,踏入Excel世界的不歸路。而組長教我的第一門功夫,不是函數、不是樞紐,而是如何列印。這一套小技巧,我一直用到現在,很基本、但是很實用,在此小小分享:

一、首先,叫出列印設定的視窗:「版面配置」、「列印標題」。

列印標題

二、「版面設定」的第一頁是「頁面」,「方向」這裡,通常選擇「直向」,如果報表欄位很多,偏寛型,那應該選「橫向」,列出來字和數字才不會像螞蟻,欺負老花眼的會計師。「縮放比例」通常調成「1頁寛」、好幾頁高,或者頁高那邊乾脆弄成空白,這樣可確保列出來的報表,每一頁包含所有欄位。最後是「紙張大小」,現在十之八九是「A4」,情況需要可調成「B4」或A3」。

版面設定

三、「版面設定」的第二頁是「邊界」,這裡通常會設個「水平置中」,讓列印出來的資料,水平位於紙張的中間位置,至於垂直置中,用到的機會不多,一般是橫向列印才會需要。

邊界

四、「頁首/頁尾」部份,頁首依照某事務所會計師的統一規範,三行,依序是公司名稱、報表名稱、期間,頁尾部份,註明第幾頁、總共幾頁,方便查找。

頁首/頁尾

五、「頁尾」設置,可以插入日期、時間、路徑、檔案名稱、工作表名稱等,甚至可以插入圖片,不過我常用、也唯一用過的,還是頁碼和頁數。

可以插入日期、時間、路徑、檔案名稱、工作表名稱等

六、「工作表」,有時候如果只想列印工作表中某特定區域,可以利用「設定範圍」的方式,然後通常報表第一列都是各欄位名稱,所以會設定「標題列」,這樣印出來每一張都會有固定的表頭,方便閱讀各欄位資料。至於像「列印格線」、顯示「註解」等,用到的次數趨近於零。

設定「標題列」,這樣印出來每一張都會有固定的表頭

七、無論是否設定好列印格式,在列印之前,養成習慣先「預覽列印」,預先檢查,避免紙張浪費,提高工作效率。

預覽列印

八、之前「版面設定」的「邊界」,是以數值調整邊界,在預覽列印這裡,把「顯示邊界」打勾,可以用非常直覺的方式,調整邊界。

顯示邊界

九、最後再補充一點,「檢視」、「分頁預覽」,等於是直接在工作表上預覽列印,這裡最大的好處,可以手動調整列印分頁線,愛怎麼調,就怎麼調!

分頁預覽

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