安永會計師事務所工作心得(2):GAMx

財務報表查核報告

儘管離開安永多年,對於安永的查帳軟體GAMx,仍然是讚歎不已。也許是因為先進勤業後到安永,兩相比較的落差太大,才會對安永GAMx印象這樣深刻。以使用者體驗作類比,勤業查帳軟體好比古老的486-DOS系統,安永則是高大上的Windows,是全面性革命性的版本升級。

勤業有一套也許是全球通用的查帳軟體,但早就忘了它名稱,因為用到的機會微乎其微。印象中大概看過它的介紹,這套軟體在每個查核階段有相對應的程序模塊,可是實際上,只有在外勤結束、報告出了之後,才會將最終final的檔案上傳到這套軟體,作為結案程序。平常查帳工作進行過程中,這套軟件完全不開,因為沒有任何用處。

所以除了稅報之外,勤業查帳就是Excel和Word兩項武器打天下。

在安永時期,用的手機是Nokia 5800-Xpressmusic,那時候iPhone手機雖然出了,智慧型手機尚未普及,也沒有App這種東西,聽音樂還流行用MP3 播放器。每個查帳員包包裡,都會放個USB,方便傳輸檔案。事務所用的office軟件為古老的2003年版本,Google Docs才剛出來,Dropbox尚未問世,因此雲端還是一個很新鮮的玩意。不過,就在那個時候,安永GAMx已經把網絡儲存、文件共享、雲端作業的概念,在工作中發揮到了極致。

打開GAMx,可以很驚訝地發現,它就是一套完整的審計公報。從瞭解受查者事業、辨識風險決定重大性,到瞭解內控制度、執行控制測試,展開證實性查核程序,最終根據查核結果做案件總結。在整體架構,GAMx有一目瞭然的樹枝狀流程圖,並且有像windows那樣直觀的視窗及表單輸入介面。有些模塊如果不想線上輸入,資料庫都有標準的template格式文件,可以Word編輯上傳作為替代。因此對於查帳員而言,這個介面非常親切、容易上手,因為它跟查核工作息息相關、相輔相成。

不僅操作介面的上完全符合審計活動的架構,於文件共享方面,GAMx更是契合查帳團隊的工作節奏。決定好查帳行程、確定成員,通常是領組會新建一個GAMx案件,邀請所有成員加入:上至簽證會計師和覆核理級,下至初級審計員(小朋友)。只要連上網路、打開GAMx,案件成員在GAMx所輸入的任何資料、所上傳任何檔案,所有成員馬上都可以聯網同步更新。因此GAMx不僅是一個操作工具,它就是一個雲端共建共享的工作底稿,所有查核團隊一起分工合作、同步進行,所有資料文件訊息是即時雲端更新,查核結果同步共享。而且如果有新的成員加入、或者其他小組支援,無論是編製者或者是覆核者,只要接受邀請,立即能GAMx進入狀況。

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雖然GAMx只是個軟體,然而,是否使用查帳軟體,使用什麼樣的查帳工具?很大程度決定了查帳風格。

記得我剛進勤業,第一個學的是Excel如何調整版面列印,因為所有工作底稿都要列印出來建檔。除了計算機是查帳的吃飯工具,馬上練就一手十指神功,鉛筆盒裡必備0.5mm黑色鉛筆、0.7mm紅色鉛筆,最好另外有兩種不同顏色螢光筆,加上比較高級的橡皮擦和立可白,這樣是一袋完整的個人查帳包。除此之外,在勤業時候,每次出外勤,行李箱裡先準備好兩包Double A(特別是出差大陸不能忘),最好再自備一台小印表機、裝訂打孔機,所有所有的這一切,都是要確保能做出一張張精美豐富有料的工作底稿,通常外勤結束後,帶回office的已經是一大本封面裝訂好的底稿書了。

當時進安永,剛好在導入GAMx,公開發行案件強制使用,非公發小案件有過渡時期。所以剛開始安永和勤業一樣,仍然有紙本工作底稿必須完整的概念。不過和勤業不一樣的是,那時候安永的會計師年紀大了,難免有老花眼,希望工作底稿的字體儘量放大。我在勤業所學到的頁首頁尾、固定標題、一頁寬幾頁高、頁碼頁數那幾招,到了安永是不夠用的。

在安永一開始,為了印出大字報底稿,除了字體大小加碼到16、18、……,有些報表像是一定很寬的內控walkthrough、必然很長的成本存貨明細表,可能直接印A3還是沒辦法,那就要使出大絕招,設定成三四頁寬,印幾張A4出來,手工黏貼。然後有個不成文習慣,橫式列印出來的底稿,要貼在擺直的草稿紙上,折起來,如此上面人覆核時,不必為了直式橫式喬來喬去。同一份資料如果有二頁以上,右下角標頁碼處必須截角,同樣也是方便核閱。總之,從勤業到安永之後,日常文具袋多了必備的剪刀漿糊,因為每天要美工,剪下貼上剪下貼上。

這一切,在GAMx全面推動之後,整個事務所一起升級,上至會計師下至小朋友,從此用同一模式查帳辦事。

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