Excel如何刪除儲存格空白以進一步整理報表

工作中蠻多情況必須接收別人資料,有時候那資料明明是Excel做好的報表,但對方直接貼在電子郵件上,不附加檔案,造成收信方後續Excel處理的麻煩。如果是自己部門同事倒也還好,請對方補寄即可,倘若是其他部門的人,例如業務採購或供應商客戶寄來的資料,可能就不好拿到原始檔案了。所幸Excel很聰明,通常將郵件裡的表格複製,直接貼到Excel工作表上面,幸運的話會自動是Excel報表的格式,各個儲存格都分割好了。不過偶爾出現一種狀況,貼上去雖然是表格,但儲存格裡包含了很多空白,那些空白對於後續Excel的報表處理,尤其是數字加總計算會很麻煩,在此分享如何刪除儲存格空白:

一、直接將電子郵件的資料貼到Excel,從資料編輯列顯而易見好幾個空白。

二、快速組合鍵「Ctrl+H」呼叫「尋找及取代」指令視窗,第一個想到是延用函數公式中關於空格的表示方法,在「尋找目標」中輸入「” “」,在「取代成」什麼也不輸入,最後按「全部取代」。

三、呃,「我們找不到任何項目可取代」!

四、還是不死心,改成直接在「尋找目標」按一下鍵盤上長條狀的空白鍵(Space),,在「取代成」什麼也不輸入,最後按「全部取代」。結果,和上個步驟一樣失敗。

五、江湖一點訣,說穿了不值錢。這種情況的唯一解,是在資料編輯列用滑鼠圈出一個空格,滑鼠右鍵,快速鍵把這個空格「複製」到剪貼簿上,如圖所示。

六、再次「Ctrl+H」,把那個隱形空格「貼上」到「尋找目標」,然後一樣「全部取代」。

七、「全部完成,我們完成319項取代作業。」答案揭曉,在那小範圍裡,竟然藏了319個空白,如果不知道這個江湖小雜技,難道要一個一個手工輸入改成文字!

贊贊小屋先前很多文章分享過,Excel通常有幾個方法可以達到相同目的。首先知道方法當然是多多益善,再者還要根據實務狀況,選擇最適當方法操作。考量點有兩項:一個是怎麼做比較快、比較有效率,另一個是考慮會不會影響到接下來操作。以這節文章為例,通常贊贊小屋傾向於另外使用函數,如此可保留原來資料以便有問題時查考。不過在這裡,原始資料顯無用處,純粹是多餘出來的空格,所以是直接用指令把原始資料中的空格都刪除了,不考慮函數公式,這個思考過程提供讀者參考。

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