Excel如何編製強調新產品營收佔比的環圈圖

Excel是職場上整理資料最好用的工具,贊贊小屋先前分享過許多函數指令和小技巧,方便更有效率地整理資料。然而,資料整理只是作業員等級,必須進一步編製成有意義的分析圖表,資料隱藏的價值才會顯現出來,也才能從作業員提昇到管理師等級。

其他除了資料整理,Excel在編製圖表這方面也是強項。首先它提供非常多類型的圖表可供選擇,另外還可以運用許多暗黑小技巧,讓圖表的呈現更加靈活多變,符合資料分析的種種需要。

接下來預計是一系列文章,跟大家分享Excel有哪些圖表可供使用,有哪些神通小技巧幫助我們編製更美觀、簡潔、直覺、大方的圖表。在此先以最簡單的環圈圖初步介紹:

一、新舊產品的「銷貨金額」和「營收佔比」,雖然這個報表資料很完整了,但為了簡報呈現,希望編製特色圖表,將關鍵性的新產品佔比突顯出來。

二、先選取報表範圍,於上方功能區依序「插入」、「圖表」、「插入圓形圖或環圈圖」。

三、選擇「環圈圖」:「此圖表類型用於:顯示整體中的各比例。」,如圖所示,馬上可以看到即將呈現的圖表。

四、先選取環圈圖的任何區域,滑鼠右鍵,快捷「變更數列圖表類型」。

五、在「變更圖表類型」下方有個「選擇資料數列的圖表類型和坐標軸」,將「營收佔比」的「副坐標軸」勾選,然後按「確定」。

六、圖形原本的兩圈變成一圈,其實骨子裡它還是兩圈,只是透過主坐標軸和副坐標軸的前後堆疊,副坐標軸的「營收佔比」將主坐標軸的「銷貨金額」完美覆蓋,其中玄機,留待之後文章繼續介紹。

七、下面這個圖例項目並沒有需要,直接選取、滑鼠右鍵、「刪除」。

八、接下來想增加想要的圖例標籤,首先選取環圈,注意到第一次點的時候,雖然顯示「數列”營收佔比”資料點”新產品”值:20%(20%)」,但右邊視窗標題為「資料數列格式」,意思是現在選取的整個數列,包含新產品和舊產品。

九、再滑鼠左鍵點選一次,會發現右邊視窗標題變成「資料點格式」,意思是現選取的只有新產品資料,然後滑鼠右鍵,快捷「新增資料標籤」、「新增資料圖說文字」。

十、出現「新產品,20%」的資料標籤,因為在這裡不想要那指引箭頭,先選取這個標籤,滑鼠右鍵,「變更資料標籤圖案」為「矩形」。注意到這裡僅有新產品資料標籤,如果上面第八個步驟一開始是選取「資料數列格式」,會變成同時有新產品標籤和舊產品標籤,不符合目前需要,讀者有興趣可自行測試兩者之間的差別,於此不特別說明。

十一、再滑鼠左鍵選取新產品資料標籤,在右邊的「資料標籤格式」移到填滿及框線頁籤,於「框線」地方勾選「無線條」,讓資料標籤的矩形線條消失。

十二、選取資料標籤中的文字,設定字型為「微軟正黑體」、字型大小為「14」、字型色彩為「藍色」,刻意讓新產品環圈的顏色和字型色彩一樣,在圖表說明的呈現更加一目瞭解。

十三、OK,經過好幾個步驟,終於編製好一個強調新產品營收佔比的環圈圖,可以將這個圖表貼到簡報上報告。

這篇文章將編製圖表的過程分得很細,先前都沒有過相關經驗的讀者,一步一步慢慢編製,包括插入圖表、變更類型、刪除圖例、增加標籤、修改格式等,初步入門可能覺得繁複,但是一旦上手,動作會很快並且很靈活。從範例看得出來,Excel在編製圖表和樞紐分析表一樣,精心設計了相當直覺的滑鼠右鍵可視化操作,看到什麼直接點選修改,其中有很多種種小技巧,但其實不難理解。

希望此篇文章拋磚引玉,讓我們學習Excel整理資料之後,繼續精進如何運用Excel編製最具價值的分析圖表!

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