Excel如何編製其他項目營收佔比的母子圓形圖

一般公認會計原則有個重要性原則,這是因為在會計的交易事項非常多,在財務報表上面有非常多的會計科目,如果要在財務報告中一一說明這些事項,不太實際而且也沒有必要,重要性原則就是在衡量是否要在財務報表揭露特定事項。

依照重要性原則,是否揭露取決於這個事項會不會影響到報表使用者的決策判斷,這個使用者可以是債權人、也可以是投資人。實務上在財務報表會看到一個其他項目,便是將那些不重要的東西丟在一起,放在其他。通常習慣是一個項目如果占整體比例小於5%,就會擺在其他。

在財務報表上是這樣,在編製Excel圖表的時候也有相同狀況。比如說編製各個客戶的營收佔比圖,有些客戶佔比輕微,那麼也會希望在這個圖表中也有個其他項目,不過既然是圖表,一目瞭解總是更好,於是考慮這個其他項目是否也能清楚呈現。

在Excel有個既定的圖形類別為子母圓形圖,可以很方便地把其他項目放在整體比例的大圓形裡面,同時又把它投射到另外一個小圓形圖(或者如同本節範例是一個子橫條圖),如此不但知道各大客戶佔整體營收比例,也會知道其他項目大略由哪些小客戶組成。這樣子的母子圓形圖看起來完整、美觀,以下具體介紹:

一、甲、乙、丙、丁、戊、己、庚,七個客戶的營業額及營收佔比。

二、先選定客戶和營業額的範圍,注意沒有需要帶到「總計」那一行。於上方功能區「插入」頁籤、「圖表」指令集、選擇「圓形圖」中的「圓形圖帶有子橫條圖」。如圖所示,有兩個類型圖表概念上都是大小圖,其中一個是名符其實的「母子圓形圖」,另一個是這節範例的「圓形圖帶有子橫條圖」。

三、生成好的圖表,可以看得已經非常接近成形了,因為是Excel制式化圖表,所以很快,這裡仔細看子橫條圖有三項。

直接在圖表上滑鼠右鍵,快捷點選「資料數列格式」。

四、在跳出來的「資料數列格式」視窗中,「數列選項」將「第二區域包含之前的值」設定為「4」,然後右下角「關閉」。

五、回到圖表,子橫條圖變成有四項了,同樣滑鼠右鍵,這次快捷選擇「新增資料標籤」。

六、點選冒出來的資料標籤,滑鼠右鍵,「資料標籤格式」。

七、在跳出來的「資料標籤格式」視窗中,「標籤選項」設定「標籤包含」勾選「類別名稱」和「百分比」,「標籤位置」圈選「終點內側」,「分隔符號」下拉設定為「空格」,當場便可以看到圖表相對應的變化。

八、右邊的圖例沒必要,依照簡報圖表的絶對剃刀原則,果斷滑鼠右鍵砍掉(「刪除」)。

九、如同表格報告都會進行儲存格美編,圖表也是。同樣直覺操作,在資料標籤滑鼠右鍵,設定字型為「微軟正黑體」、字型大小為「14」。

十、上一節「Excel如何編製營收佔比的雙層餅圖」有分享過連按兩下變成是單選某一資料標籤,這裡同樣按一下是全部資料標籤,再按一下單選「甲50%」,將它往裡面稍微挪一點,純粹處女座美觀要求。

十一、上面這個「營業額」不是很順眼,滑鼠游標移到「營業額」,準備開始右鍵,首先可以看到Excel提示此物件在圖表家族中為「圖表標題」。

十二、從「營業額」Excel文書操作改成「客戶營收佔比統計圖」,打完收工!

前面章節各式各樣圓形圖的基礎上,這一節所介紹的母子圓形圖,假設Excel沒有這個圖表類型,其實自己手工做一些巧妙設計,也可以土法煉鋼用兩個圓形圓硬是結合起來變成母子圓形圖。不過微軟精益求精,把這個母子圓形圖變成一個制式化的圖表類型,一方面當然可以提高繪製這類圖表的效率,另一方面也是間接體現這個圖表在使用上相當具有普遍性。

編製母子原形圖是希望將較不重要的其他項目,另外用一個小圓形圖清楚表達出來,但如同這一節範例所看到的,到最後編製好的圖表仍然稍嫌紛雜,沒辦法讓閱讀者在第一時間瞭解所要傳達的意義。要知道編製圖表的原始用意,是希望將訊息快速直接地傳達出來,在這個前提下,圖表本身不適合放太多資料在裡面。所以每次做簡報應該有兩個考慮步驟:第一,是否要編製圖表;第二,要編製什麼樣的圖表。在第一步驟如果是彙總表或者是明細表的話,資料量大,也許直接用普通的表格報表方式呈現即可,這樣子資訊比較完整清楚。不過如果在分析理解原始資料之後,發現其中某個特性適合用某類型圖表清楚呈現,這時候才要開始設計編製圖表,千萬不要落入一個走火入魔的境界,什麼都要圖表、為編製圖表而想方設法,如此則適得其反。