Excel如何編製銷售組合比較的兩輪圓環圖

上一節母子圓形圖最後分享一個觀念:當我們決定不用報表、而是用圖表呈現報告,目的是為了讓想要傳達的訊息更加一目了然,所以要儘量將圖表簡約集中。前四節都是介紹原形圖,在這最後這一節,是跟原形圖非常接近的圓環圖,它特別適合在兩個產品作比較的時候,可以很簡單清楚地傳達出訊息,以下具體介紹:

一、高端產品和低端產品的營收金額和毛利金額彙總表,另外增加了一欄毛利率計算。

增加了一欄毛利率計算

二、上方功能區移到「插入」頁籤,在「圖表」指令群組中選擇「環圈圖」。

在「圖表」指令群組中選擇「環圈圖」

三、前面已有四節詳細介紹圖表如何選取資料,在此僅列出兩個數列的「數列名稱」、「數列值」、「座標軸標籤」。讀者如果不太熟悉,建議參考前面章節範例,選取資料為編製Excel圖表的基本功,應當要非常得心應手。

在此僅列出兩個數列的「數列名稱」、「數列值」、「座標軸標籤」

四、資料匯入圖表後,兩輪的圓環圖基本成形。

兩輪的圓環圖基本成形

五、在圖表數列上滑鼠右鍵,於「資料數列格式」將「環圓內徑大小」設定為「50%」(原始設定為75%),像這樣的圖表元素參數設定,同樣為編製Excel圖表的基本功,唯有基礎功力紮實,才能讓圖表變化自如。

這裡的「環圓內徑大小」有必要進一步說明,指的是圓內徑相對於圓外徑的比例,例如本步驟設定為「50%」,表示圓內徑會剛好是圓外徑的一半,有興趣讀者可調整比例,甚至實際用尺量看看,應當會有比較深的理解(本人我真的拿尺在電腦螢幕上給它量了)。

於「資料數列格式」將「環圓內徑大小」設定為「50%」

六、接下來設定顏色,同樣滑鼠右鍵,直接拉出「填滿」選單:「其他填滿顏色」。

直接拉出「填滿」選單:「其他填滿顏色」

七、「色彩」對話方塊中,在「自訂」標籤中,「色彩模式」設定「RGB三原色」為「97」、「97」、「97」,即為圖片所示稍微深一點的灰色。如法炮製再設定淺灰色、深金色、淺金色。

在「自訂」標籤中,「色彩模式」設定「RGB三原色」

八、這節範例不使用資料標籤,圖表的文字都是在上方功能區的「插入」頁籤、「文字」指令群組中的「文字方塊」,以「繪製水平文字方塊」的操作完成。

以「繪製水平文字方塊」的操作完成

九、先前章節有設定過圖表資料標籤的讀者,應當能理解資料標籤雖然方便,畢竟是制式化工具,有必要時,還是本質為圖片的文字方塊較為自由靈活。

還是本質為圖片的文字方塊較為自由靈活

十、最終完成的兩輪環圈圖。這裡將圖表預設的圖例項目刪除,也將圖表和文字方塊預設的邊框線去除,圖中的「營收占比」和「毛利占比」也是利用文字方塊增添。

這張圖片綜合起來,仍然是以文字數值為主的說明報告,兩輪環圈圖其實只是為了傳達出一個訊息:高端產品營收金額少、但毛利貢獻度高!如此煞費苦心,僅求讓人一眼留下深刻印象,如同麥肯錫簡報原則所強調的,希望能在坐電梯的短暫時間中有效溝通(搏個版面)。

此節範例很難說得上是完美,也許在圖表高手看來不是很好,但是當我們嘗試跳脫Excel框架設計圖表,本來就不是帳務資料處理,有些創造的成分在裡面了,因此沒有對與錯,只有喜歡不喜歡。如果只是會計人員準備結帳報表或者查帳人員執行查核程序,當然毋須設計圖表,然而,當我們是在準備股東會年報、法說會、甚至是蘋果產品的發表會簡報,可想而知,公關人員必須絞盡腦汁讓圖表成為藝術,這時候圖表本身為一項要打分數的工作了。讀者確實有興趣有需要的話,坊間有相當多的教材可供參考研習。

這一節範例可以看得出來,當報告內容不多,例如只有兩種類型的產品、或者兩家客戶,在比較營收占比和毛利率時,剛好非常適合這樣的雙層圓環圖。這裡有兩點啟發,一方面回到本節剛開始所述原則,以圖表形式報告的話,資料內容和類型不能太多,另一方面應儘可能學習更多種類的圖表,以便因應情形設計合適的圖表。這一節的兩層圓環圖就是針對特定場合所設計的圖表,很符合資料特性,同時當然也有其侷限性。

話說回來,在公司轉型發展成長的時候,通常都是切入新產品、新市場、新客戶,大部份情況是高端產品、優質客戶、新興市場。局面通常也會像這一節範例的狀況,原來的銷售主力毛利低,想要切入的領域毛利較高,但初期必然是營收較少,所以依照實際工作經驗,如此兩個系列的圓環對比圖,其實有蠻普遍的適用性,提供給讀者參考。