Excel如何編製門市店統計的直條圖

這一節作為本書Excel圖表編製的開場白,利用最簡單、最典型、最常見的直條圖,分享在Excel圖表中有哪些圖表要素可供設定,雖然Excel有很多既定的圖表類型,這些圖表都有共同的圖表元素,而且都和Excel一樣可以非常方便的操作,例如只要最直覺的滑鼠右鍵快捷操作,便可以針對這些要素進行相當完整的屬性格式操,其中很普遍熟悉的格式調整,也有些是圖表對象特有的一些屬性設置,以下具體介紹:

一、某便利超商的五個年度門市店統計。

五個年度門市店統計

二、選擇A2到F2的範圍,在上方功能區的「插入」頁籤,於「圖表」指令集將「直條圖」下拉,選擇「群組直條圖」。

選擇「群組直條圖」

三、Excel立即生成好了一張還不賴的直條圖,如圖所示,將Excel的各項圖表元素以紅框標示,分別有:「圖表區」、「圖表標題」、「繪圖區」、「垂直(數值)軸」、「垂直(數值)軸主要格線」、「數列資料點」、「數列圖例項目」、「水平(類別)軸」,已經熟悉Excel操作的讀者,可以期待這些元素都能滑鼠右鍵快速地操作。

將Excel的各項圖表元素以紅框標示

四、首先在數列資料上滑鼠右鍵,選擇「資料數列格式」。

選擇「資料數列格式」

五、於「資料數列格式」視窗中的「數列選項」標籤中,將「類別間距」設定為「0%」,亦即「無間距」。只要調整了設定,同時可看到圖表的變化,注意到這裡每個直條之間的邊界不是很清楚。

將「類別間距」設定為「0%」

六、接著在「框線色彩」,設定為「實心線條」。

設定為「實心線條」

七、回到圖表會看到直條之間皆有白線,邊界較為清楚。於直條數列上再滑鼠右鍵,這次需要的是「選取資料」,注意到下面的「水平(類別)軸」標籤為「1」、「2」、……。

「水平(類別)軸」標籤為「1」、「2」、……。

八、於「選取資料來源」視窗中,右邊的「水平(類別)座標軸標籤」點選「編輯」。

右邊的「水平(類別)座標軸標籤」點選「編輯」

九、跳出「座標軸標籤」,在「座標軸標籤範圍」中設置引用參照,範圍為B1到F1,剛好是報表中的年度標題,最後按「確定」。

在「座標軸標籤範圍」中設置引用參照

十、回到「選取資料來源」視窗,「水平(類別)座標軸標籤」變成是「2013」、「2014」、……,最後仍然是按「確定」,結束此次關於資料來源的調整設定。

「水平(類別)座標軸標籤」變成是「2013」、「2014」、……

十一、回到Excel圖表,「水平(類別)軸」標籤已調整為「2013」、「2014」、……。

「水平(類別)軸」標籤已調整為「2013」、「2014」、……。

十二、將滑鼠游標移到圖表中的「垂直(數值)軸主要格線」。

「垂直(數值)軸主要格線」

十三、滑鼠右鍵選擇「格線格式」。

滑鼠右鍵選擇「格線格式」

十四、在「主要格線格式」視窗中,於「線條色彩」設定為「無線條」。

於「線條色彩」設定為「無線條」

十五、再於數列資料上滑鼠右鍵,選擇「新增資料標籤」。

選擇「新增資料標籤」

十六、每個直條上都顯示了資料標籤,第三步驟並沒有提到這一項,表示它並非Excel圖表預設會呈現的內容,不過它仍然是相當普遍的圖表元素。

每個直條上都顯示了資料標籤

十七、同樣於此標籤上滑鼠右鍵,直覺地選擇「資料標籤格式」。

直覺地選擇「資料標籤格式」

十八、在「資料標籤格式」視窗中,於「數值」設定為常見的整數格式。

於「數值」設定為常見的整數格式

十九、「圖例」元素似乎不需要,將滑鼠游標移到此對象,準備砍刀了。

「圖例」元素似乎不需要

二十、直接右鍵「刪除」!(其實也可以按「Delete」鍵)

直接右鍵「刪除」

二一、最後再來改「圖表標題」。

最後再來改「圖表標題」

二二、、稍加修改標題的字體、字型大小、字型色彩等,相同工作上有用到Excel的讀者,像這樣類似儲存格格式調整的操作不會陌生。最後修改後的直條圖,可以和第三步驟Excel初始圖表兩相比較,不能說完美,但至少圖表每一個小細節都是一步一步微調的、是自己的小創作了。

稍加修改標題的字體、字型大小、字型色彩等

如同這一節範例所見,來源資料非常簡單,所生成的圖表在實質上也沒有改變過內容,但是透過圖表元素各個項目屬性些微調整,可以讓圖表看起來呈現完全不一樣的效果,所以等於是透過最熟悉的Excel操作,從單純的文書處理員搖身一變為美學設計創造者。

希望讀者能跟隨本書腳步,在每一次圖表編製中中加入一點想象力、加入一點創造力,加入一點屬於個人偏好的風格,如此也是從枯燥乏味的工作中跳脫出來。在職場上會表現才有舞臺,做簡報和報告就是很好的表現機會,本書宗旨便是透過基本圖表的種種介紹,使讀者能匠心獨具地編製自己的圖表,適當機會展現自己的觀點和風格,達到有效溝通。