Excel如何以Hyperlink函數交叉索引銀行調節表

企業在經營業務的過程中,除了主要的購進原料銷售存貨,還會有員工薪資借支利息收入等種種收支,這些最終都會體現在銀行進進出出的變動,因此銀行存款可說是企業交易量最大的會科。公司本身當然會紀錄銀行存款變動,銀行自己也會有存戶任何異動紀錄,通常兩者一致,但偶爾難免也會有此先彼後的暫時性時間差異,每到月底或年底,公司會計總要細心再核對一次公司帳和銀行帳有無差異,如果有差異的話,是什麼原因造成的?是否合理?關於此差異的說明便是銀行調節表,而一家公司通常會有好幾個銀行帳戶,所以習慣會將這些銀行的調節表都彙總在一個Excel檔案中,一家銀行一張工作表,變成是一個好幾頁工作表的活頁簿。

像這種情形,會希望在彙總表及明細表間能建立相互間的連結,先前在《會計人的Excel小教室》這本書中,介紹過如何在工作表之間建立超連結的交叉索引,當時以指令方式逐一完成設定,其實在Excel裡面有Hyperlink函數,同樣能達到超連結的任務,做到在不同工作表之間交叉索引的效果。在此以銀行調節表為例具體介紹。

一、銀行存款調節表彙總,如圖所示,共有三家銀行,每家銀行都相對應的工作表,可以依照先前著作《會計人的Excel小教室》第七章第一節「成本結算SOP流程製作」所述作法,以超連結方式作成工作表連結。完成之後如果移到儲存格上面,游標會從白十字架變成手指,文字提示「按一下以追踪。按住以選取此儲存格。」表示按一下即超連結跳到「台灣銀行!A1」儲存格,如果是想正常選取此儲存格,按住即可。

銀行存款調節表彙總

二、在各家銀行工作表照樣設置超連結,在「返回」上面按一下,馬上會回到「銀行調節表!A1」,如此即形成交叉索引。可想見當公司銀行帳戶很多,因此有多張工作表時,此作法將會是相當好用的工具。

在各家銀行工作表照樣設置超連結

三、於上方功能區移到「插入」頁籤,選擇「連結」群組中的「超連結」,即可「插入超連結」,如同Excel輔助視窗的說明,該指令作用為「建立連結至網頁、圖片、電子郵件地址或程式。」

選擇「連結」群組中的「超連結」

四、點選「超連結」指令,即會出現「編輯超連結」視窗,如圖所示,其操作相當直覺,讀者可以自行設置,或者再溫習參考《會計人的Excel小教室》第七章第一節「成本結算SOP流程製作」的範例。

即會出現「編輯超連結」視窗

五、接下來進入這一節重點,以函數執行超連結:「=HYPERLINK(“#台灣銀行!A1”)」,按資料編輯列左邊的「fx」,跳出此函數的「函數引數」視窗,如圖所示,HYPERLINK函數作用為「建立一個捷徑」,該函數有兩個參數,「Link_location」為超連結目的地,注意到如果是其他工作表儲存格,除了兩邊加上英文雙引號,工作表名稱前再加個「#」,這個在Excel函數公式裡算是蠻特殊的用法,「Friendly_name」為此超連結所顯示文字,此第二參數省略的話,「儲存格將顯示Link_location文字」。

=HYPERLINK("#台灣銀行!A1")

六、上個步驟雖然達到了超連結的效果,然而省略第二參數,直接顯示連結文字不甚美觀,況且一一設置參照其他工作表儲存格,失去了函數公式好複製的優點。因此稍加改良,先將原本B欄的銀行帳號複製到H欄,第一參數設計參照到A欄作為工作表名稱,第二參數設計參照到H欄作為顯示文字:「=HYPERLINK(“#”&A4&”!A1″,H4)」,如此可說相當完美。

第二參數設計參照到H欄作為顯示文字

七、上個步驟雖然完美,但畢竟隱藏了超連結在平常的儲存格裡,除了別人不知箇中奧妙,可能連自己久了都忘了或找不到。另外有個公式設計法是:「=HYPERLINK(“#”&A4&”!A1″,”詳附件”)」,將第二參數設置為文字,例如「詳附件」,再配上慣常的網址超連結符號,這樣將會相當清楚。

再配上慣常的網址超連結符號

這一節所介紹的Hyperlink函數用於工作表儲存格的超連結,不過如同範例看到關於函數的說明,其實還可以用在超連結到電腦檔案甚至是網頁資料,所以在實務應用上,能Hyperlink開啟電腦中的圖片,或者搭配其它技巧,變成Excel查詢小字典,可想見在某些特定場合,此進階函數將發揮很大的作用,讀者有興趣可在這一節範例的基礎上進一步研究。