Excel:資料取消儲存格合併




工作上常常要做許多報表,特別是財會人員,每個月都有管理報表在結帳之後等著編制,精確地說,財會人員跨越傳票黏貼工的門檻,關鍵在如何讓報表一針見血。所謂工欲善其事,必先利其器,目前在資料整理和查找上,Excel當仁不讓,它不是萬能,可是沒有了Excel,卻是寸步難行,而許多任務其實三分鐘足以搞定,但如果Excel任督二脈不通,也許得花上一兩個小時辛苦交差,這我見過幾個例證,對於部門新人我常常進行Excel教育訓練,提升整體部門工作效率。

適合Excel發揮功力的原始資料,最好以多欄位方式排列,拿會計人的分類明細帳來說,就是每一列是一筆一筆的傳票,第一列則是欄位性質,例如傳票編號、傳票日期、部門、傳票摘要、借貸方、金額等。一般ERP導出來的資料能以這種方式呈現,很方便直接讓Excel作各式各樣處理,我最常用兩項法寶:篩選和樞紐,前提條件都是資料依上述方式排列。

實務上我幾次遇到,其它部門或是其它人做的報表,為了美觀,喜歡用合併儲存格將某個群組框起來,這個雖然看上去一目瞭然,可是如果想要進一步處理資料,例如前面所說的篩選樞紐等等,合併儲存格卡在這裡非常刺眼,我遇到這狀況都是標準流程一二三處理掉,Excel各種技巧很多,每個人有自己習慣手法,於此分享我的步驟供參考:

一、拿到的資料有合併儲存格,生產一部、二部、三部等有合併了,想要篩選部級單位或者跑樞紐,沒有辦法。我作法是先在後面再複製一欄,滑鼠選取新的那一欄,按快捷鍵「Ctrl+1」打開儲存格格式視窗,可以看到文字控制項下有自動換列和合併儲存格框選項,兩個框框都是綠色填滿,表示所選取範圍有這兩項功能在運作,將滑鼠移到合併儲存格的綠色框框,點一下發現綠色不見了,剩下一個空心框框,表示現在選取範圍內,沒有儲存格是合併的。

取消儲存格合併

二、然後在新增資料的下一欄第一列,儲存格內輸入函數公式:「=IF(G2=””,H1,G2)」。IF這個條法函數算是常用款,共有三行參數,分別為條件P、若P則Q、若非P則R,以剛才的函數應用解釋,就是如果儲存格G2是空白(””)的話,引用H1儲存格的內容,否則引用G2的內容。輸入好了之後,將滑鼠移到H2的左下角,點兩下或是直接向下拉,這樣就可以把H欄填了分別對應的部級單位,如圖所示。

IF函數自動填滿

三、為了美觀起見,我習慣將過渡資料刪除,在這裡的例子就是G欄,然而想要的結果H欄又是引用G欄的資料,直接刪除G欄會導致H欄資料變成亂碼,所以得先將H欄資料改成純粹的值。方法是先選取整個H欄,滑鼠按右鍵跳出功能快速鍵視窗,點選「選擇性貼上」,在接下來的條件視窗點選「值(V)」,之後再仔細觀H欄的儲存格內容,會發現從原來的公式「=IF(G2=””,H1,G2)」變成文字內容了,現在,就可以穩穩當當把過渡的G欄刪掉了。

選擇性將值貼上

成功取消儲存格合併

以上,便是取消儲存格合併、置換資料的步驟一二三。寫得有點囉嗦,如果是部門教育訓練,電腦當前手把手操作說明很快,但現在是純粹圖文講解,寧可冗贅不願漏失。






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