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Excel如何設置儲存格格式並錄製巨集

Excel用久了,每個人有自己偏好的文字數值格式,每次編製報表,每次忍不住手癢修改成一個賞心悅目。有時候這樣一直修修改改也是挺煩,特別當這個是老闆或公司指定的格式,不得不為之,那就更煩了。在此分享簡單小秘訣,有效減緩煩人程度:

一、如圖所示,拿到的報表不堪入目。

銷貨毛利明細表

二、首先第一步:取到整數、撇千分位、負數以括號紅字表達。想省事可用「Ctrl+1」呼喚儲存格格式,能省一步是一步。

儲存格格式修改數值格式

三、一改之後果然看起來不一樣。

修改數值格式後報表

四、有些老闆基於報告列印美觀,欽定使用某某某字體。

儲存格格式修改字型

五、不得不承認,的確比較好看。(不知道是被洗腦還是太狗腿)

修改字型後報表

六、有些稍嫌變態的老闆不喜歡看到零,沒關係,上有政策下有對策:「設定格式化條件」。

設定格式化的條件

七、所選取範圍如果有零值,顯示為自訂格式。

格式化設定條件

八、將字體色彩設定為白色背景色。

字體色彩設定為白色

九、如圖所示,選取範圍可看到零值變成白色的,取消所選範圍,果真看不到零了,修改格式後的報表,你說有沒有賞心悅目到。

白色字體效果等於隱藏

十、為了有效減緩煩人程度,「錄製巨集」。

錄製巨集

十一、為這個巨集取個名稱,設置快速鍵,並且加點描述吧:負數括號、Times New Roman字體、零隱藏。其中設置快速鍵要特別說明,將滑鼠點到空格內,按住「Shift」同時再按下「Z」,成功設好快速鍵,當然每個人可依自己喜好設置,不要跟現有快速鍵(例如Ctrl+V)重覆到就好了。

設定巨集的名稱描述

十二、想要自動化的步驟結束之後,記得要「停止錄製」。

停止錄製巨集

十三、如果有心「檢視巨集」,可發現巨集就是把剛才操作的步驟錄製成VBA語言。厲害的高手可以直接編寫VBA程式,不過,一般會計可以為了省事錄製巨集,但不至於為了省事學VBA吧。只要記住,巨集錄製好了,隨時隨地選取範圍,按住所設定的快速鍵(Ctrl+Shift+Z),Excel就會自動播放(操作)我們所錄製的步驟。這一招非常簡單,但是妙用無窮呢!

檢視巨集

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