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Excel如何自訂快速存取工具列

瀏覽器都有我的最愛功能,將常用網頁放在隨手可得的地方,方便點選。比較大型的ERP系統,上百隻各個模塊的作業及報表,通常也會有我的最愛,方便不同操作人員,將自己常用的程式放在一塊,快速操作。聰明的微軟EXCEL,也有類似功能,擅加利用的話,人家看你在用EXCEL,人家會說:哇,這麼快!

一、EXCEL每次改版,除了增加便捷功能選項,也會增加圖形化界面,像公式這個功能模組,一開始我剛工作,是100%大綱式文字選項,到現在公司終於升級到2007(呵,好不容易),已經很漂亮的圖形化介面了,看起來一整個賞心悅目。

很漂亮的圖形化介面

二、不過,儘管再怎麼改版,終究是所有程式分門別類放好,然而每個人操作手法不同,總會有自己偏愛使用的招式,如果可以將自己最常用的那幾招擺在最前面,如同瀏覽網頁的我的最愛,才是真正得心應手。例如像我,就特別喜歡Excel兩個功能:「攝影」和「群組。

將自己最常用的那幾招擺在最前面

三、方法是上方的工具列最右邊,有個向下的箭頭,點選之後,下面有個「其它命令」,這個是「自訂快速存取工具列」。

「其它命令」

四、「Excel選項」裡的「自訂」,這裡有個操作平台,可以將自己喜歡的命令移到「自訂快速存取工具列」。

「自訂快速存取工具列」

五、我慣常於郵件直接貼上Excel表格,這個時候,「攝影」就派上用場了,它屬於「不在功能區的命令」,將它「新增」到「自訂快速存取工具列。

「攝影」屬於「不在功能區的命令」

六、例如,簡明損益表,想把這個表格作成貼圖。選取範圍,然後按下自訂工具列的「攝影」。

簡明損益表

 

七、滑鼠移到任何一個想貼上的地方,左鍵,圖片便貼上去了,寫信時可以直接將此圖片嵌入內文。

寫信時可以直接將此圖片嵌入內文

八、接下來介紹「群組」,如圖,是一個多站式損益表。

多站式損益表

九、「群組」其實就是將行列資料以樹狀層級的方式合併開展,以這個損益表為例,希望營業費用作一個開關,開起來是明細損益表,關起來是簡單損益表。滑鼠移到阿拉伯數字的行區域,選取9-12行,按下「群組」。

選取9-12行,按下「群組」

十、開起來有兩種按紐:一個是左下方十字架,表示現在是處於組合狀態,點一下展開,另一個是上方的1跟2﹐1是組合狀態,2是開展狀態,「2」的地方按一下,便會把明細展開。

1是組合狀態,2是開展狀態

十一、這是開展狀態,可以看到有個減字符號,一點一點的是明細資料,如圖所示,行可以組合開展,欄也可以組合開展,另外,還可以就明細進一步組合,變成三個層級。有時間有需要的時候,可以試看看。

行可以組合開展,欄也可以組合開展

遙想當年,我剛進事務所,是查帳菜鳥、也是Excel菜鳥,到一家蠻有名氣的上市公司外勤,客戶是有名的陰晴不定後母心,組上都知道不好惹,我天不怕地不怕,PBC找不到我要的資料,就跑去問客戶,結果在財務部當眾狠狠被削了一頓:「資料不是給你們了,不是按一下加號就有了?怎麼事務所的連這個都要人教?」

於是,我認識了這個「群組」功能。(煙)

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