Excel如何以函數替代資料剖析




比較「現代化」一點的ERP系統,導出來的報表大多可以選擇Data only,每個欄位每列資料排列整齊,沒有合併、沒有空格、沒有跨空,便於Excel彙總。但難免有些情況,系統還是會丟給你不怎麼舒服的東西,這時候,只得自己花點巧思加工處理。以下就我每個月成本結算出現的錯誤訊為例,分享如何將資料剖析、排序:

一、首先,成本結算完,系統跑出來的異常報表不太漂亮,竟然把料號和異常情況併在一起了,真是很沒有水準。

系統跑出來的異常報表不太漂亮

二、仔細一看,料號和異常情況中間隔著空格,幸好,雖然糟糕,但還是有藥醫:「資料剖析」。

資料剖析

三、在關鍵的步驟3/2選擇「空格」,資料剖析算是常用的功能,之前文章也有較為詳細的介紹,於此不再贅述其它步驟了。有興趣可參照下列文章:

Excel資料剖析後Vlookup查找

在關鍵的步驟3/2選擇「空格」

四、剖析之後的結果,如圖所示,漂亮!本來應當如此。

剖析之後的結果

五、Excel資料分開弄好了之後,接下來很容易進行分析處理,例如:「排序」。

排序

六、以異常狀況這一欄的值作為基準,從A到Z排序,以中文字而言,等同於依照筆劃排序。

等同於依照筆劃排序

七、排序之後的報表,非常清楚,一目瞭解,方便我們就各種異常狀況,分別追查原因。

排序之後的報表

八、除了懶人鍵「資料剖析」之外,還有高手級的函數手法,在這裡會重點用到的是「FIND」。

FIND

輸入公式:「=MID(B2,FIND(” “,B2)+1,100)」,意思是先找出「B2」儲存格裡空格的位置,然後從這個位置後面一個字元開始,抓取100個字元長度的文字串,其中100是個大數,通常儲存格裡的文字不會超過100個字元這麼長,所以實際結果就是取空格以後的文字串,也就是異常狀況。

九、清楚了「FIND」的用法之後,如法泡製便可以抓出料號:「=LEFT(B2,FIND(” “,B2))」,表示先找出空格所在的位置,然後取空格以前的文字串,也就是我們想要的料號囉。

=LEFT(B2,FIND(" ",B2))

十、也許有人會有疑問,既然有懶人鍵「資料剖析」,何須函數「FIND」呢?首先,功夫招式是嫌少不嫌多,多學一招是一招,再者,懶人鍵是死的,函數是活的,例如遇到其它程式和ERP,跑出來的成本異常訊息,竟然中間沒有空格,或者竟然料號在異常狀況後面,如圖所示,這時候光會一招「資料剖析」,肯定一個頭兩個大,如果好好寫幾個函數,公式可能噁心了點,但至少事情好辦了許多。特別是像成本結算這種工作,每個月都要來一次,如果剛開始辛苦點設好公式,下次只要複製貼上就好了,以一句成語來形容,就是一勞永逸!

多學一招是一招






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