Excel如何建立樞紐分析表(透視表)




最近有讀者來信,請教我如何將帳款明細表,用函數整理出帳齡,簡單講就是用公式自動跑出來,不要手工一筆一筆去算,這種資料的處理,慣常手法是先跑樞紐分析表(數據透視表),這是Excel基本功。為了向來信讀者仔細說明,我一個小步驟一個小步驟貼圖供參考,這些步驟,就是我每天上班工作的例行公事,只是每次資料的內容有所不同而已,在此把這千篇一律的跑樞紐流程,分享給有需要的人:

一、資料明細,根據讀者想要的報表修改,除了欄位形式,內容全部改頭換面,所以如有雷同,純屬虛構喔。

如有雷同,純屬虛構

二、「插入」,「樞紐分析表」。

插入樞紐分析表

三、「建立樞紐分析表」視窗,可以在這裡更改選取範圍,也可以在這裡選擇產生位置,仔細看,還可以「使用外部資料來源」,通常是資料庫檔案,這個除非很苦命,一般會計人不需要。

建立樞紐分析表

四、「樞紐分析表欄位清單」,把欄位拉到「列標籤」、「欄標籤」、「值」,自己動手拉一遍,保證輕鬆領悟此中奧妙。

樞紐分析表欄位清單

五、跑出來的樞紐長這樣,一句話,很難看。

跑出來的樞紐長這樣

六、先改版面:「樞紐分析表工具」、「報表版面配置」、「以列表方式顯示」(本來是「以壓縮模式顯示」)。

以列表方式顯示

七、改完之後馬上查看,馬上領悟此中奧妙。

修改之後的樞紐

八、那個開票日期每個都合計,一整個礙眼,將滑鼠移到開票日期欄位上,右鍵,將「小計開票日期」點掉。

將「小計開票日期」點掉

九、清爽許多!

清爽許多!

十、那個「計數-付款金額」,表示是資料有幾項,顯然不是我們要的,我們要的是資料加總數字,一樣,將滑鼠移到欄位,右鍵,點擊「值欄位設定」。

值欄位設定

十一、「值欄位設定」的視窗,選項有「加總」、「項目個數」、「平均值」等,用到最多的,還是「加總」,有時候跟前端追踪異常單據,我會使用「項目個數」統計,至於其它的,總之我工作幾年了,是沒選過。

值欄位設定

十二、Excel針對常用程式,除了正式功能區之外,還會貼心擺在快捷便利的地方,像這個「值欄位設定」,其實只要在欄位地方右鍵,有一列「摘要資料方式」就是了。

摘要資料方式

十三、呼,又跑完了一遍樞紐,而且一步一貼,我常用的樞紐格式大概如此,謹供參考。這個還算不錯的彙總表,呈現所有必要資料,並且能進一步計算來信讀者最終需要的帳齡,那個,又是另外一番功夫了,留待下回分享。

還算不錯的彙總表






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