Excel如何以排序及篩選,檢查應付帳款異常項目




學過會計的都知道,科目分成實帳戶與虛帳戶,實帳戶是每期一直累積而來的,虛帳戶則每期都會結清掉,因為實帳戶累積的歷史特性,通常要看一個財會部門的帳務品質,最基本的就是看實帳戶的科目餘額表,從另外的角度來說,每次結完帳,會計應當編製科餘,並且逐一檢查異常項目,在此分享Excel如何協助檢查應付帳款:

一、如圖所示,應付帳款的科餘,沒意外就是一筆一筆的廠商帳款,主要有廠商、帳款單號、應付款日、應付金額,我已經把異常的標黃色,判斷的標準是金額為負數、或者逾期甚久的未付帳款。

一筆一筆的廠商帳款

二、我那是簡單範例,實際上未付的帳款可能好幾十筆、甚至上百筆,一筆一筆檢查看得眼睛都花了,容易出錯,比較有效率的方法,當然還是呼喚Excel大神:「資料」項下的「篩選」。

「資料」項下的「篩選」

三、想要篩選出小於零的帳款,因為金額為負數,比較異常,應該是扣款或折讓,必須留意是否跟廠商扣了:「數字篩選」、「小於」。

「數字篩選」、「小於」

四、在跳出來的「自訂自動篩選」視窗,輸入小於零的條件,如圖所示,注意到這裡能再加一個「且」或者「或」的條件,目前的例子是用不到。

「自訂自動篩選」

五、篩選結果,小於零才會出現,非小於零的沒有被刪除,只是隱藏了。

篩選結果,小於零才會出現

六、再來是「日期篩選」,Excel有許多預設選項,都不是我們要的,所以採取「自訂篩選」。

「日期篩選」

七、依照管理上需要,針對去年以前的未付帳款,列為異常項目,所以條件輸入:「2014/12/31之前」。

條件輸入:「2014/12/31之前」

八、篩選出來的,就是我們要的,只要範圍選對了,Excel篩選不會有誤,比較人工一筆一筆找,保險一點,當然如果是很重要的事項,自動作業完成之後,最好還是手工再抽檢。

只要範圍選對了,Excel篩選不會有誤

九、篩選很方便,但是有兩個缺點,第一個,其它的正常項目被隱藏了,報表不夠完整,第二個,金額異常和日期異常,一次只能顯示一項,沒辦法同時呈現所有的異常,因此,改用「排序」。

金額異常和日期異常,一次只能顯示一項

十、首先範圍選取所有的報表,也就是「我的資料有標題」,「排序方式」為本幣金額、「排序對象」為值、「順序」為最小到最大。

「排序方式」為本幣金額、「排序對象」為值、「順序」為最小到最大

十一、結果很理想,金額為負數的排到最上面去了。

金額為負數的排到最上面去了

十二、接下來,再選取剩下金額正數的範圍,「排序」,這次全部是資料,沒有標題列了,所以「我的資料有標題」取消打勾,「排序方式」欄F、「排序對象」值、「順序」最舊到最新。

「我的資料有標題」取消打勾

 

十三、整理的結果正是我想要的,異常項目在上面,把它標黃色,正常項目在下面,既保留資料完整性,同時也突顯出異常待追踪事項。

既保留資料完整性,同時也突顯出異常待追踪事項






當前文章延伸閱讀:
經典函數