Excel如何快速選取適當範圍




使用Excel處理龐大數據,篩選和樞紐很常用,不過這兩招都是有講究的,所以很多時候,從ERP導出來的報表,需要一番加工,才能讓Excel發揮最大效用,其中比較關鍵的是範圍選取,以下分享實例:

一、ERP總帳模組導出來的明細分類帳,看得出來,每個科目下面一行小計,科目之間有一行空格,而且第一列應當是標題列,但卻缺少一個科目名稱。

ERP總帳模組導出來的明細分類帳

二、很多時候,我們習慣選取第一行全部,然後「篩選」。

選取第一行全部,然後「篩選」

三、篩選雖然會自動套用範圍,可是如圖所示,遇到空格就停了,所以對於科目名稱這個欄位,只篩選到「小計」和「庫存現金」,也就是第一行空格以上的第一個會科明細帳。

篩選會自動套用範圍

四、想快速進行全部範圍的篩選,還是有辦法的,先按一次組合鍵:「Ctrl+A」,Excel會自動延伸範圍,上下左右直到空格為止,如果隨意停在某個儲存格,這個其實也就是篩選和樞紐會自動選取的範圍。

先按一次組合鍵:「Ctrl+A」,Excel會自動延伸範圍

五、按一次「Ctrl+A」,再按一次「Ctrl+A」,就會變成選取整個工作表,作用跟按下最左上角、「A」和「1」之間的三角形格子,是一樣效果。無論哪種方式,選取整個工作表之後,再「篩選」科目名稱欄位,出現「小計」、「定期存款」、「庫存現金」、「銀行存款」、「空格」,嗯,所有明細帳資料都在篩選範圍裡了。

再按一次「Ctrl+A」,就會變成選取整個工作表

六、除了篩選,樞紐分析表是Excel兩大絶招之一。同樣地,隨意停在某個儲存格,Excel會自動延伸範圍,上下左右直到空格為止,也就是「說明!$A$1:$E$8」。

除了篩選,樞紐分析表是Excel兩大絶招之一

七、出現錯誤訊息視窗:「樞紐分析表欄位名稱無效。」也就是之前所提到的:第一列應當是標題列,但卻缺少一個科目名稱,所以Excel崩潰了,樞紐跑不出來。

「樞紐分析表欄位名稱無效。」

八、缺少欄位名稱好解決,補上去就是了。如果是要選取所有資料範圍,建立樞紐分析表,這個就有講究了,不能像前面那樣,連按兩次「Ctrl+A」,選取整個工作表,因為會有太多無效的欄位名稱,跑不出來,必須要選取剛剛好的範圍。贊贊小屋推薦的官方作法:先拉好整個資料範圍的最後一列,再按組合鍵:「Ctrl+Shift+Home」,神奇了,選取範圍馬上向上延伸到第一列,視情況需要,也可以組合:「Ctrl+Shift+↑」,作用是範圍向上延伸到遇到空格為止,有興趣的讀者,可以自行玩玩。

先拉好整個資料範圍的最後一列,再按組合鍵:「Ctrl+Shift+Home」






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