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Excel取消儲存格合併後,快速填滿報表空白的技巧

Excel取消合併儲存格會造成報表空白。本文以部門成本分攤表格為例,介紹如何快速選取空白特殊目標,複製公式填滿空白,另外補充IF函數設計公式技巧。

這一章介紹如何以函數和工具填滿空白儲存格。實務上,常常部份儲存格合併,成為一個大欄位或資料值,這樣的報表雖然美觀,可是如此一來,即使適當選取範圍了,在篩選或建立樞紐分析表時,還是會出現障礙。此時可以利用先前章節類似方法,取消儲存格合併,以下介紹具體操作:

一、部門分攤方式

如圖所示,每個部級包含兩個課級,每個課級有相對應的成本分攤基礎(機時或工時)。為了報表美觀,部級儲存格予以合併。如同一開始所述,這樣不利於Excel資料處理,必須取消合併。

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二、取消合併儲存格

為了方便說明,複製新增一欄,在新增的B欄取消合併。先選取B欄範圍,按下快速組合鍵「Ctrl+1」,出現「儲存格格式」視窗,移到「對齊方式」頁籤,在「文字控制」區塊中,將「合併儲存格」前面框框的勾勾點掉。

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三、取消後表格

原本合併儲存格裡面的文字,都跑到上方第一格,其它儲存格是空白。像這樣,雖然取消合併了,資料卻變得不完整,最好是能填滿。

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四、Ctrl+C快速複製

首先是第一種方法,在B3儲存格中,輸入公式:「=B2」,引用上一個儲存格資料的公式,然後在B3按快速組合鍵「Ctrl+C」,先把公式複製起來。

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五、F5快速鍵「到」

選取B4:B11的範圍,快速功能鍵「F5」,出現「到(定位)」視窗,按下「特殊」。

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六、特殊目標空格

在跳出來的「特殊目標」視窗中,有個「空格」,把它選上,我們的目標就是把空格填滿,所以要選中範圍裡的空格。

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七、選取空格

範圍內所有空格都被選取了,從另外一個角度來說,也就是並非空白的B7被取消選取了。

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八、Ctrl+V快速鍵貼上

快速組合鍵「Ctrl+V」,將剪貼簿裡的公式複製上去,也就是所有空格都貼上「引用上一個儲存格資料值」的公式,效果如同期待,所有空格都被填滿了。

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九、IF函數公式填滿

還有更簡單方法。利用合併儲存格的資料特性,先新增空白的B欄位,從B2到B11引用左邊A欄儲存格的資料值(公式=A2,=A3,…)。可以看出,除了合併第一格是文字外(B2和B7),其餘都是空格(資料值為0)。基於這個特性,在C欄輸入公式:「=IF(B2=0,C1,B2)」,意思是左邊欄位的資料值如果是零,引用上一個儲存格,如果不是零,那麼直接引用左邊欄位資料,結果,就是所希望的取消合併後的資料。

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填滿空白與取消合併儲存格

從填滿空白儲存格,到取消合併儲存格,這一章用到的Excel小技巧大同小異,只不過在面對不同的情況,使用相同的手法處理報表資料。在Excel學習過程中,為了解決實務上難題,我們熟悉了一項一項的小技巧,而這些小技巧,便是我們手上的法寶,它可以用來解決往後可能會遇到的、各式各樣新的難題。

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