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Word如何校閱追踪修訂

Excel是會計人最常用的電腦應用,不過在有些情況,我們會用word,例如查核報告、例如專案報告、例如契約合同,因為word畢竟是文書處理應用,以文字說明為主的檔案,還是word好,方便閱讀。

既然是文書處理,都會有編輯修改的可能,為了便於溝通說明,如果能留下修改記錄,讓相關有需要人員,可以了解修改了那些地方,以下分享word相關的做法:

一、如圖所示,一份ERP導入規劃的文件。

一份ERP導入規劃的文件

 

二、用到的指令是「校閱」、「追蹤修訂」。

用到的指令是「校閱」、「追蹤修訂」

三、修改部分以紅字標示,紅色中橫線(刪除線)代表被刪除,紅字紅底線代表新增。

修改部分以紅字標示

四、所有修改部分都是以紅字標示。

所有修改部分都是以紅字標示

五、修改告一段落,可以在「校閱」、「追蹤」的地方下拉選單,點選「完稿」。

在「校閱」、「追蹤」的地方下拉選單,點選「完稿」

六、「完稿」是修改完的樣子,沒有修改標記,「原稿」是沒修改前的樣子,當然也沒有修改標記,「顯示原稿變更」是前幾個步驟出現的樣子,在原稿基礎上,加上修改標記。

「完稿」是修改完的樣子,沒有修改標記,「原稿」是沒修改前的樣子

七、當修改完之後,即使將狀態設定為「完稿」,但是儲存後再打開,會發現狀態會回到預設的「顯示原稿變更」。這個如果是給審閱或協助修訂的同事,對方能馬上進入狀態,很方便,但是如果改好了要給主管或老闆,這樣一個Word檔一寄出去,可能馬上會接到電話,因為,上面的人沒時間看你修改紀錄,要的結果而已。

即使將狀態設定為「完稿」,但是儲存後再打開,會發現狀態會回到預設的「顯示原稿變更」

八、為了避免接到電話,必須動點手腳:「接受」、「接受文件中的所有變更」,這麼做很有效,再打開檔案,不會再有修改標記了,直接就是完稿狀態,但是這麼做同時也很危險,因為修改紀錄也被抺消掉了,所以如果有保留修改錄需要,可以用另存檔案的方式處理。

「接受」、「接受文件中的所有變更」

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