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Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手

Word編輯文件時可利用追踪修訂進行版本管理,它會紀錄曾經有哪些修改更動的痕跡,視情況還能暫時不顯示或者最後完稿。本文以ERP導入規劃書為例介紹。

Excel是會計人最常用的電腦應用,不過有些情況會慣用Word,例如查核報告、專案報告、契約合同、流程文件,Word畢竟是文書處理應用,以文字說明為主的電腦檔案,Word更勝Excel一籌,並且也易於閱讀。既然是文書處理,總會有編輯校閱的過程,為了便於溝通說明,應該留下修改記錄,讓相關有需要人員,可以了解修改哪些地方,這部份是Word的強項,以下介紹:

一、Word文件

如圖所示,一份ERP導入規劃的文件。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第1張

二、追踪修訂

用到的指令是「校閱」、「追蹤修訂」:追踪對此文件所做的變更。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第2張

三、修改、刪除、新增

修改部分以紅字標示,紅色中橫線(刪除線)代表被刪除,紅字底線代表新增。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第3張

四、紅字標示

所有修改部分都是以紅字標示。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第4張

五、無標記

修改告一段落,到上方功能區「校閱」的「追蹤」區塊,拉下選單選擇「無標記」,所有修改的紅字都會隱藏起來。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第5張

六、簡易標記、所有標記、原稿

除了「無標記」,「簡易標記」是僅在修改的段落標記紅直線,不顯示修改明細,「所有標記」是如同先前步驟呈現每一個修改,「原稿」是回到編輯修改前的內容。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第6張

七、接受所有變更並停止追踪

當修改完之後,即使將狀態設定為「無標記」,但是儲存後再打開,仍會回到「簡易標記」或者「所有標記」的狀態。在「校閱」的「變更」區塊,拉下「接受」選單,點選「接受所有變更並停止追踪」。如此所有修改已成定局,不會再顯示,同時也不再進行編輯修改了,是完稿的文件了。如果仍要編輯,只是確定了目前的所有修改,可以選擇「接受所有變更」,如此先前的修改不再標記,但會標記接下來的修改。

Word校閱追踪修訂,文件更改版本管理的好幫手 Word 第7張

紙本校稿與電子化追踪修訂

待過事務所,應該都很熟悉「Do」或者是「Follow」,也就是in-charge(組長)或者理級會計師審核後所下的批示,這種情況會使用Word或PDF的插入註解的方式,或者另外用Excel或Word寫一張複核意見清單。這裡提到的校閱修訂,是自己想要保留修改紀錄、或者要讓別人知道自己修改了什麼的時候用的,如果是已經修改好了,要再呈主管審閱,記得「接受所有變更」,因為主管只要看到結果,對於修改過程通常是不感興趣也沒時間的。

贊贊小屋先前在事務所時,每次要出具財務報告總是字斟句酌,一本底稿被組長經理退個兩次是常有的事。那時候都是紙本作業,不同顏色的筆直接在紙上劃來劃去,一撇一個叉叉就是了。現在回想,就算那時候學會了Word追踪修訂,真的要效率比較,紙本還是快多了,乾脆俐落。這個跟紙本閱讀與電子書閱讀一樣,以學習而言,電子化不一定更有效率。

然而,也有些情況很適用追踪修訂,例如贊贊小屋寫書在最後校稿時,和出版社是遠端合作,不太可能用紙本形式,這時候Word追踪修訂就很好用。