Excel如何整理存貨異動明細




常常玩轉Excel,應該能體會在處理大量資料時,例如篩選或跑樞紐,內容的格式越乾淨越好,所謂乾淨,最好的就是上面一列欄位,下面全是一列一列的數據。然而,有些時候,系統報表也好,別人傳過來的報表也好,可能「並不乾淨」,我們首先就必須先清理一下,接下去才能隨心所欲地篩選或跑樞紐,以下分享實際案例:

一、系統既定格式的存貨異動明細,看得出來,有兩列標題欄,第一個是全表適用的大標題欄:「單據日期、異動狀況、來源單號、異動數量」,然後各個料件(4個)還有個小標題欄:「料號、倉庫」。這樣雖然有它的優點,但是缺點也很明顯,就是資料量一旦大了起來,例如一整個月或甚至一整年,然後想要統計,在裡面篩選某個料號倉庫或是跑樞紐,很快會發現此路不通。這時候需要點小技巧。

系統既定格式的存貨異動明細

二、選中整個B欄,滑鼠右鍵,「插入」。

滑鼠右鍵,「插入」

三、在新增一欄中輸入公式:「=IF(A2=”料號:”,C2,B1)」,這個若P則Q的簡單公式,結果卻很神奇,把每項存貨異動所對應的料號,從上面小標題列,複製到新增欄位了。

=IF(A2="料號:",C2,B1)

四、同樣方式也把倉庫弄一下,然後就可以選取全部資料範圍,「篩選」。

選取全部資料範圍,「篩選」

五、點一下「單據日期」的三角形,把「料號」和「(空格)」取消打勾,意思是將「單據日期」這一欄所選取範圍,儲存格內容是「料號」和「(空格)」的,統一隱藏。

點一下「單據日期」的三角形

六、成功隱藏之後,再按快捷鍵F5(定位),點選「特殊」。

快捷鍵F5(定位),點選「特殊」

七、「特殊目標」、「可見儲存格」。

「特殊目標」、「可見儲存格」

八、仔細看列數:1、3、4、7、9、……等,很明顯有些列數被隱藏了,我講究乾淨,像這些被隱藏的東西,留著無用,不知道什麼時候跑來來作怪,所以習慣乾脆不要了。先用特殊定位選取可見儲存格之後,再複製貼上。

先用特殊定位選取可見儲存格之後,再複製貼上

九、貼上後的資料,很乾淨,而列數按號排序,沒有看不見的隱藏東西。這就是我偏好的資料格式,因為很容易用Excel統計歸納整理分析。

很容易用Excel統計歸納整理分析






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