Excel如何設定組別分類自動更新




先前有篇文章,分享如何依照客戶地區別,自動加總銷售金額,這裡面有個小麻煩,每個月銷售明細不同,或者明細需要可能更新(增添刪除),如此,客戶地區的組合項目就會變動,每次都要重新抓組合,也是很討厭,那麼高度萬能的Excel,在這方面是否有小撇步?在此分享:

一、非常簡化版的銷售明細表。

簡化版的銷售明細表

二、「建立樞紐分析表」,將滑鼠移到最上面有英文字母ABCDE的欄位地方,游標從白十字變成黑色向下箭頭,此時可以選取工作表一整個欄位範圍,直接拉A到E欄位:「明細!$A:$E」。

直接拉A到E欄位:「明細!$A:$E」

三、在生成的樞紐分析表,將地區及客戶拉到列標籤,輕輕鬆鬆彙總出地區客戶的組別。

將地區及客戶拉到列標籤

四、樞紐分析表好是好,問題是如果同一地區有不同客戶,第二個以下的客戶便會空白,對此只能弄個公式補起來:「=IF(B3=””,J2,B3)」,有了這個補起來的資料,便可以複製,貼到有需要的管理報表,如果報表格式固定,乾脆直接連結即可,自動更新!

只能弄個公式補起來:「=IF(B3="",J2,B3)」

五、在第二步,範圍選擇A到E所有欄位,用意是如果明細倘若有增添或減少,很方便就可以利用樞紐分析表,更新地區客戶組別。例如,原來的明細表刪掉D,增加F。

原來的明細表刪掉D,增加F

六、將滑鼠移到樞紐分析表,右鍵,點擊「重新整理」。

右鍵,點擊「重新整理」

七、可以看到右邊早已設定好的公式,自動更新了,而且就是更新成變動後的地區客戶組別。

更新成變動後的地區客戶組別

八、除了「重新整理」,還有一個絕招,不是在原來檔案刪刪減減,而是直接重新選取新的明細表:「樞紐分析表」、「選項」、「變更資料來源」。

「樞紐分析表」、「選項」、「變更資料來源」






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樞紐分析表