贊贊小屋

Excel如何檢查會計報表的金額是否一致

會計人天天跟數字打交道,常常同一個東西,會以各種不同的報表呈現,雖然工作很繁瑣,但這不是出差錯的正當理由,為了不讓人質疑帳務品質,經辦有必要自主檢查,主管更是要負起最終審核的責任。檢查的第一步很簡單,報表A和報表B核對是否一致,這方面,可以有效地利用Excel,以下分享:

一、銀行存款餘額表。有人民幣小計、美金小計、還有全部銀行帳戶的合計。以此圖為例,只要把滑鼠選取所有美金本幣的範圍,可以看到右下角有個加總「36,000」,這是Excel最直接的自動加總功能,方便很直覺地和報表的小計做比較,一看就知道沒問題。

銀行存款餘額表。有人民幣小計、美金小計、還有全部銀行帳戶的合計。

二、大部分電腦程式都支持右鍵快速鍵,上一步驟的訊息列也是,滑鼠點擊右鍵,可以看到有很多選項,目前是「平均值」、「項目個數」、「加總」,已經很符合會計人平常作業需求,如果有必要,也可以更改選項。

大部分電腦程式都支持右鍵快速鍵

三、我的Excel檢查原則,很傻瓜但是很實在,順著報表計算式的結構,依樣畫葫蘆看是否一致。例如這裡的銀行存款餘額表,既然資料內容是小計小計再合計,那就設個公式:「=SUM(C2:C4)+SUM(C7:C9)-C5-C10」同樣小計小計再合計,然後再減掉報表裡的合計數,如果為零,表示一致,不為零,表示不一致。在「D12」欄設好公式之後,按組合鍵「Ctrl+C」複製,然後在「E12」按組合鍵「Ctrl+V」貼上,便可以輕鬆複製檢查公式。

「=SUM(C2:C4)+SUM(C7:C9)-C5-C10」

四、試算表。編製財務報表有一道必要的檢查程序:核對科目餘額表和總帳試算表是否一致。以銀行存款餘額表為例,在Excel操作上,可以先將帳戶餘額引用到試算表:「=VLOOKUP(B2,餘額表!$A$1:$D$11,4,0)」,然後一樣,再設個兩邊相減的公式:「=C2-E2」,不為零的表示有誤。

「=VLOOKUP(B2,餘額表!$A$1:$D$11,4,0)」

五、除了一一比對,想要更加一目瞭然地呈現,還可以寫的更詳細,如圖,將試算表和餘額表的加總金額都帶出來,列示是否總額有差異。

將試算表和餘額表的加總金額都帶出來

六、月份別資產負債表,為了簡單起見,僅截取銀行存款作為範例。月份部份,可以設定檢查公式:「=SUM(B2:B7)-B8」,科目部份,可以設個公式:「=SUM(B2:D2)-E2」,另外,還可以一次設個大範圍的檢查公式:「=SUM(B2:D7)-E8」。橫著直著設檢查公式的好處,是可以將滑鼠移到儲存格右下角,游標從白十字變成黑十字時,直接往右或往下拉公式很方便。

可以設定檢查公式:「=SUM(B2:B7)-B8」

七、存貨佔比彙總表。檢查公式必須順應報表的結構而變化,例如像這個表,一行庫存一行佔比,沒辦法直接用SUM函數加總範圍,公式只能一個一個設:「=C2+C4+C6-C8」。如果只有三項存貨那還好,如果有十幾項以上呢?一個一個設公式不但容易眼花,而且容易出錯。這種情況必轉拐個彎:「=SUMIF($B$2:$B$7,”庫存”,C2:C7)-C8」,這個函數公式的意思是:只要「B2:B7」之間,內容是「庫存」的儲存格,就加總同一列在「C2:C7」的數字。除此之外,在增減數和比例的檢查方面,可以設個公式:「=(C2-D2-E2)+(E2/D2-F2)」,像這種事情,多一份檢查,多一份安心。不然一不小心,在會議上作簡報被揪到有誤,即使是小錯誤,也有可能被放大鏡拿出來說嘴的。

=SUMIF($B$2:$B$7,"庫存",C2:C7)

八、最後,同場加映我一個常用小招式。上一個步驟下面的黃色區塊,有的零是「0」,有的零是「-」,這純粹是格式設定。在顯示為零表示一致的情況,我會按組合快速鍵「Ctrl+1」,於「儲存格格式」的「數值」頁籤,選擇「會計專用」類別,將「符號」設為「無」,如此在範例上可以看顯示為「-」,不但美觀,而且很符合會計的專業語言。

於「儲存格格式」的「數值」頁籤,選擇「會計專用」類別

關於會計金額檢查,依照文件不同、情況不同、目的不同,各有不同的檢查方式。記得一開始進事務所,大家都習慣把電子檔案列印出來,查帳員都是對著紙本文件上的數字,噠噠噠像鋼琴快彈般地按CASIO計算機,後來我當了組長,會請組員把檔案傳給我,直接在Excel上圈選範圍確定加總,不過事務所理級在檢閱時,仍然是按計算機在紙本上作覆核記號,這是因為電子檔案有可能被修改,但紙本底稿上的記號沒法更改,會被當作最後Final的數字。

過了幾年,事務所逐漸電子化底稿,不再列印紙本,到了我在業界工作,有電子Excel檔就不再拿計算機了,但是也有種情況,其他部門拿來的請款或簽呈文件,本身就是紙本,沒有電子檔案,本來我會拿出有點積灰的計算機,久了,我乾脆用電腦Excel或是手機核算,徹底讓CASIO計算機成為歷史。然後,隨著層級越來越高,驗證數字公式已經不是讓做的事了、做了是不合組織效率,數字的正確性是經辦要處理的,數字的合理性與否,則是靠主管的經驗累積和火眼金睛了。無論如何,不管是經辦還是主管,對於很關鍵的數字,如果能設計Excel幫忙確認,絶對是聰明的作法。

本網站所有內容皆受版權保護,网站备案编号:苏ICP备14051307号-1