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Excel如何自動填滿空白儲存格

ERP系統導出來的報表,為了閱讀和列印的美觀效果,有時候同一張單據的單頭只會顯示一行,後面才是一筆一筆的單身資料。例如出貨明細表,前面是出貨單、客戶、負責業務等訊息,後面是出貨明細項目,這樣的報表雖然簡潔,但是對於Excel處理上,包括樞紐、篩選、排序等,是很不方便的。我常常要先把ERP報表空格先填滿,才能進行後續處理,在此分享:

一、ERP出貨明細表,出貨單和業務欄只彙總顯示一行,下面空白表示是同一張單據,常常導出ERP報表,應該都會熟悉這樣的格式,如同序文所述,處理的第一步驟是設好引用上一儲存格資料的公式:「=B2(SS001)」及「=C2(甲一)」,如圖標黃色所示。

設好引用上一儲存格資料的公式

二、上個步驟公式好後,記得以快捷組合鍵「Ctrl+C」複製好兩個公式,那兩個儲存格會出現複製公式的金光閃閃線條,此時選取想要處理的範圍,按快速功能鍵「F5」,跳出「到」視窗,點擊左下角的「特殊(S)」,表示想要選擇範圍裡的某些特定條件的儲存格。

按快速功能鍵「F5」,跳出「到」視窗

三、在「特殊目標」視窗中,選擇「空格」,然後「確定」。

在「特殊目標」視窗中,選擇「空格」

四、如圖所示,可以看到變成是選取所有範圍內的空格,神奇吧,並且剛才的複製公式的儲存格還在閃,表示仍在等待貼上中。

剛才的複製公式的儲存格還在閃

五、按快速組合鍵「Ctrl+V」,同時將公式複製到剛才所選取的全部空格,噹噹噹!一次所有單頭資料補上,ERP報表沒有幫我們做的,Excel幫我們補上了。

同時將公式複製到剛才所選取的全部空格

六、處理之後的報表,會計人常常搞Excel,一定愛死了這樣的報表。

會計人常常搞Excel

這篇文章所分享的,是實務上編製應收管控報表過程中,第一個小步驟。我每次弄這個報表,從頭到尾很多Excel小技巧,由於一篇文章貼太多圖片會影響加載速度,而且我希望每篇文章重點講一個小技巧,能儘量講細一點,讓讀者容易理解然後按圖操作,內化成自己功夫,所以預計分幾篇文章,完整講完這個應收管控報表的編製流程,敬請期待。



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