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Excel如何格式化條件自動標示逾期應收帳款

針對逾期應收帳款,要達到異常管控效果,會希望將異常項目特別標示出來,例如把逾期兩個月以上的帳款標黃色,這個可以一筆一筆手動標示,也可以借助Excel自動化標示,先前寫過文章分享函數設定,現在借用當時範例,進一步函數公式整合到格式化條件裡,以下分享:

一、首先是插播。利用此難得機會,整理Excel中關於日期的概念。如圖所示,Excel是微軟體系一份子,所以概念相關,同樣以1900.01.01作為基準點,因此1900.01.10的序列值是10(十天後),1900.02.01序列值是32(一個月後),1901.01.01是367(一年後),而範例裡的期末日:2016.04.30,序列值是42490。想知道某日期的值為多少,將儲存格格式從「日期」變更為「通用格式」即可,有時候在某些場合,特別是輸入函數公式,日期序列值相當實用。

範例裡的期末日:2016.04.30,序列值是42490。

二、之前文章的逾期應收帳款簡單範例,繼續拿來這篇文章用。函數公式是輸入:「MAX((DATE(2016,4,30)-D2),0)」,如此是易於公式閱讀。其實依照上一步驟的說明,直接輸入:「MAX((42490-D2),0)」,效果相同,有興趣讀者可以自行實驗。

MAX((DATE(2016,4,30)-D2),0)

三、想將函數公式整合到格式化條件,第一步是開啓功能視窗:「設定格式化的條件」、「新增規則」。

設定格式化的條件

四、在「選取規則類型」中,選擇「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」,在「編輯格式化規則」中,輸入公式:「 =ROUNDDOWN(MAX((DATE(2016,4,30)-D2)/30,0),0)>=2」。

 =ROUNDDOWN(MAX((DATE(2016,4,30)-D2)/30,0),0)>=2

五、在同一視窗中,點選「格式」,在跳出來的「儲存格格式」視窗中,移到「填滿」頁籤,選擇黃色正方形,可以看到範例變成一條鮮黃色,表示設定了填滿黃色。

在跳出來的「儲存格格式」視窗中,移到「填滿」頁籤

六、結果如圖所示,符合期待,逾期60天以上的應收帳款,都已經自動標示黃色。

逾期60天以上的應收帳款,都已經自動標示黃色



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