Excel如何錄製及管理巨集(宏)




上一節介紹了如何設置儲存格的數值格式,包括取整數、撇千分位、負數以括號紅字表示,雖然說以快速組合鍵「Ctrl+1」,呼喚出「儲存格格式」視窗,設置一下不算太麻煩,但像這樣整理格式的步驟,可能每次一拿到新的Excel檔案,都要再設置,同樣步驟一再重覆,繁瑣就算了,還浪費時間。針對此類操作,如果能建立一個像「Ctrl+1」的快速組合鍵,絶對是勢在必行,這個便是Excel的巨集功能,以下分享:

一、原始拿到的報表,資料格式顯然未經整理。

資料格式顯然未經整理

二、開始千篇一律的整理格式之前,為了日後方便起見,想做個自動化快速鍵,把功能區移到「檢視」頁籤,「巨集」、「錄製巨集」。

「檢視」頁籤,「巨集」、「錄製巨集」
三、為這個巨集取個名稱,設置快速鍵,並且加點描述:負數括號、Times New Roman字體、零值隱藏。其中設置快速鍵要特別說明,將滑鼠點到空格內,按住「Shift」同時再按下「Z」。每個人可依自己喜好設置字母鍵,不要跟現有快速鍵(例如「Ctrl+V」)重覆即可。

Times New Roman字體

四、想要自動化的步驟結束之後,記得要「停止錄製」。

停止錄製

五、錄製完了,不但原來的報表已經整理好格式,在沒有整理過的報表,只要按「Ctrl+Z」快速鍵,便會自動執行預設的整理程序(負數括號、Times New Roman字體、零值隱藏),相當方便。

負數括號、Times New Roman字體、零值隱藏

六、利用這個機會,簡單介紹Excel系統預設的快速鍵,圖片所示都是我自己經常用的,推薦給各位試看看。

Excel系統預設的快速鍵

七、到「檢視」、「巨集」、「檢視巨集」裡,管理所錄製的巨集,可以設定巨集使用範圍,也可以修改巨集的快速鍵、描述

管理所錄製的巨集

先前提到錄製巨集所設置的快速鍵,不要跟現有快速鍵重覆,其中包括系統預設快速鍵。其實如果真的重覆了,也不會有太大問題,只是系統預設快速鍵將被所錄製巨集覆蓋。另外,在巨集視窗,如果選擇「編輯」,會發現巨集就是把剛才操作步驟,編寫成VBA語言。直正厲害的高手,能直接編寫VBA程式,不必透過巨集,然而對於一般會計人來說,為了省事方便,錄製巨集即可,真有興趣或是真有需要,再來學習VBA吧。






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