贊贊小屋

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫

Excel是試算表軟體,穩居職場生產力工具的王者。Access有Office血統,簡單把資料庫這件事做好。這兩者遇到Power BI裡的Power Query,你的大數據分析終於有另外一個可能。

Excel的1997-2003版本,一個工作表最多塞得下65536行、256列,表格最左邊用數字1-65536表示行數,最上邊用英文字母A-Z、AA-AZ、BA-BZ、……表示,六萬多行看似很多,有時候ERP跑一整年的報表就超過。到了Excel的2007以後版本,最大行數一口氣暴衝到1048576行、最大列數一下子擴充到16384列,有感解決資料承載產能的問題。。

雖然新版本資料比數比較不會出問題,但有可能公司仍然使用舊版Excel,資料量大的集團企業看新版Excel可能也是感到遺憾。無論如何,有個限制在總是不好。一勞永逸方法是讓專業的資料庫來!在此,介紹同屬於微軟Office辦公套裝軟體的成員:Access,它便是屬於專業的資料庫應用,本文分享如何將Excel資料匯入Accese。

一、出貨明細表。

寫這篇文章時我的Excel是Microsoft Office Professional Plus 2010,不知道是否微軟版本相容性做得不是太好,檔案類型仍然選擇古老通用的「.xls」,所以如圖所示,到了65536行,Excel反灰,表示吃不下。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第1張

二、Access空白資料庫

開啟Access,於「常用」頁籤新增「空白資料庫」。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第2張

三、檔案名稱

設定Access檔案名稱及路徑,按「確定」。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第3張

四、新增資料來源

在Access上方功能區中:「外部資料\匯入與連結\新增資料來源\從檔案\Excel」,準備將Excel資料匯入Access。此步驟和先前介紹Power Query編輯器的介面類似,同樣都是Office家庭,學起來快一點,容易上手。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第4張

五、取得外部資料

「取得外部資料」視窗中,先按「瀏覽」選擇Excel檔案所在的位置,中間三個選項,每一項有詳細說明,在這裡選擇預設的「匯入來源資料至目前資料庫的新資料表」,右下角「確定」。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第5張

六、匯入試算表精靈視窗

進出「匯入試算表精靈視窗」,Excel表格已經預先整理成很乾淨的形式,首行是各個欄位,接下來是一列一列(一筆一筆)資料,所以匯入資料庫很方便,直接按「完成」。

上個有個「顯示工作表」,反黑是預設的第一個工作表「2005」,表示匯入此工作表。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第6張

七、儲存匯入步驟

最後提示「完成匯入檔案」,下面有個選項:「儲存匯入步驟」。顧名思義即瞭解其用意,等到比較熟悉Access且常常需要匯入資料時,再來考慮這個功能吧。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第7張

八、資料表

成功匯入2020年5月份的65535筆出貨明細,仔細看有個「新增」,表示可以再手動增加資料筆數。

避免Excel處理瓶頸,報表資料導入Access專業資料庫 Power BI 第8張

除了Access,市面上還有很多其他的資料庫應用軟體,例如早期的Dbase、FoxPro,後來被甲骨文公司(Oracle)收購的MySQL,微軟自己也有Microsoft SQL Server,中大型企業和網站在處理巨大的資料時,需要這些專業的程式協助。

會計財務部門談資料庫有點遙遠,通常帳務工作不致於到大數據,公司資料庫有專責的資訊IT部門。不過剛好微軟Office本身有資料庫應用Access,操作介面和家族成員Excel系出同門,非常類似容易上手,如同這篇文章所見,將Excel資料匯入Access的具體操作相當直覺簡單。Excel和Word、PowerPoint相容性沒話說,Excel和Acess應該也會是很好的搭配,況且現在外掛了專門大數據處理分析的Power BI。

Excel再怎麼強大,本身畢竟是試算表程式,如果能搭配Access,將資料儲存和資料處理分開是個聰明的解決方案。之後還會有相關文章,重點介紹如何靈活以Access輔助Excel再結合Power Query,讓繁複的會計工作變得更簡單、更專業、更有效率。

本網站所有內容皆受版權保護,网站备案编号:苏ICP备14051307号-1