Excel如何保持檔案乾淨




想提升Excel效率,除了熟悉函數公式和VBA這些操作技能,還有一個重點是系統本身執行速度。如今電腦在文書處理方面是毋需擔心,但常常會發生一種狀況,Excel檔案裡面藏了太多不必要的東西,實際沒用到,卻會拖慢作業速度,甚至使得Excel很不穩定、容易當掉(有遇到過的人一定都知道這個很OOXX)。在此以常見的名稱和連結為例,介紹如何保持Excel檔案乾淨:

一、編製好的樞紐分析表,鼠標移到報表任何有金額的地方,點擊兩下,即可展開明細,例如圖片上黃色儲存格「含稅應付4,000」。

編製好的樞紐分析表

二、點擊之後︳Excel自動生成一張新工作表,內容是「4,000」的明細報表,到上方功能區:「公式」、「已定義之名義」、「名稱管理員」,在跳出來的「名稱管理員」視窗,可以看到Excel同時還自動新增了一個表格名稱。

「名稱管理員」視窗

三、將鼠標移到下方工作表列,在選定的工作表名稱滑鼠右鍵,選擇「移動或複製」。

選擇「移動或複製」

四、在跳出來的視窗中,「將選取工作表移到」「新活頁簿」或者原來已開啓的工作簿,仔細看左下角還有一個是否「建立複本」的打勾選項。

「將選取工作表移到」「新活頁簿」

五、如果是將工作表移到原工作簿,並且是「建立複本」,完成後再度開啓「名稱管理員」,發現Excel自動又多了一個表格名稱。

現Excel自動又多了一個表格名稱

六、除了上述的樞紐分析表,在篩選複製資料、在導入外部資料等種種情況,Excel都會默默自動新增名稱,結果,會計人日積月累傳承下來的檔案,打開「名稱管理員」,有可能長得跟圖片一樣可怕。應該養成良好習慣,見一個「刪除」一個!

應該養成良好習慣,見一個「刪除」一個!

七、因為如果不養成良好習慣,可能會常常看到這個名稱衝突的提示框,依照過來人經驗,每次看到它,心情都不是很美麗……

名稱衝突的提示框

八、除了名稱之外,外部連結也有可能是拖慢速度的元兇,到上方功能區:「資料」、「連線」、「編輯連結」,建議也是要養成良好習慣,見一個「中斷連結」一個。依照提示框說明:「中斷連結會把公式及外部參照永遠轉換成現有的值。」表示儲存格的值不變,只是失去了連結,效果等同於複製值貼上。

資料」、「連線」、「編輯連結」

這篇文章提到的名稱和連結,如果都是自己的資料、引用到自己電腦的檔案,其實不會造成問題。然而,會計人常常會接手前人或其他部門的檔案,當你打開別人的Excel檔案,而這檔案是有連結到別人電腦的資料,Excel便會嘗試去抓資料重新更新,可想而知,Excel一定是做白工,而我們的效率,也隨著Excel一起損失掉了,輕則等待,重則當掉!所以建議會計人都應該養成良好習慣,在檔案儲存之前或是寄給別人之前,再檢查一次名稱和連結,能刪則刪、該刪則刪,保持檔案乾淨,特別是前朝歷史遺留下來、早已不知來自何處的連結。




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