Excel如何鎖定部份儲存格範圍




上一節介紹如何將工作表隱藏或加密,操作結果是整張工作表任何地方都不能做編輯,或者是將整張工作表隱藏起來,這個在實務上有用到的場合,但是也有些情況,例如報表裡面有部分範圍開放編輯,不作任何保護;有些範圍屬於關鍵參數,這些參數希望連我自己都不要去動到,所以加密保護,避免不小心誤刪或者更動,導致整張報表數字都亂掉。諸如此類情況,都是針對特定範圍的加密或防護,以下具體介紹如何操作:

一、同樣是《會計人的Excel小教室》最後一章最後一節的範例,選定標黃色「B2:B16」的範圍,滑鼠右鍵,「儲存格格式」,也可使用「Ctrl+1」快速鍵。

選定標黃色「B2:B16」的範圍

二、在跳出來的「儲存格格式」視窗,翻到「保護」頁籤,將游標移到原本預設打勾的「鎖定」,點一下變成取消勾選的狀態。

點一下變成取消勾選的狀態

三、按下「確定」回到工作表,可以看到「B2:B16」範圍裡只要有函數公式的儲存格,都會有三角警示標誌,這是因為Excel預設為鎖定狀態,現在取消鎖定了,於是善意提醒。

範圍裡只要有函數公式的儲存格

四、上方功能區「校閱」頁籤,在「變更」群組中選擇「保護工作表」。

在「變更」群組中選擇「保護工作表」

五、跳出來的視窗什麼都不用改、連密碼也不用輸入,直接「確定」。

連密碼也不用輸入

六、回到工作表,在「B2:B16」中的「B2」隨便輸入一個數字,例如「0」,一切皆如往常,「B2」顯示為「0」,「K12」的函數公式有連結到「B2」,也跟著變動。

「K12」的函數公式有連結到「B2」

七、一旦將游標移到「B2:B16」範圍外,例如嘗試於「D2」輸入,會發現真的被「鎖定」了,無法輸入任何資料、無法作任何更動,會跳出說明訊息:「若要進行變更,請取消保護該工作表,您可能需要輸入密碼。」到這裡,應該能理解一開始為何選取「B2:B16」作保護,因為它是開放編輯的範圍,亦即每月結帳會更新數字的地方,而工作表其餘的儲存格,在設計上不作任何變動,除非特殊情況。

請取消保護該工作表

Excel的保護和隱藏,原本設計用意也許是機密資料和報表呈現的需要,不過如同上一節和這一節範例所看到的,我們也可以針對實際所遇到的種種狀況,將這兩項工具加以變通使用、或者混合搭配。擴大來說,Excel所有函數公式,甚至包括巨集和VBA,都可以任意做排列組合——正所謂戲法人人會變,巧妙各有不同。贊贊小屋在Excel文章的宗旨之一,便是希望小技巧越多,手上的武器工具也就越多,方能因應實務上種種需要,四兩撥千斤,達到高效率的工作。

這一節主角是「鎖定」,但眼光銳利的讀者,應該有發現到匆匆一瞥的「隱藏」,箇中巧妙,留待下節分享。






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