Excel如何自定上方功能區




從老XP升級到win 10的使用者,都知道微軟每次推銷Win 10,最喜歡秀「那一張」開始畫面,如同手機APP般的指令磚,相較於前朝歷代的Windows,確實是亮點,畢竟圖形化介面一整個賞心悅目。Office早在2007年大改版,已經把文字指令欄改成一整排圖標的上方功能區的,用過老Office,再接觸到新版圖形化介面,應該都會覺得回不去,因為如果是單純執行命令,文字實在是不怎麼討喜。

針對這個上方功能區,也許有人和我一樣,是後來才發現它如同快速存取工具列,可以客制化,能夠自行刪除和新增,把自己最常用的指令,維護到上方功能區,和快速存取列工具列兩相搭配,不僅高效率操作,而且是自己設計的美觀直覺界面,以下,具體介紹:

一、經典Excel畫面!老一輩的會計人如我,工作上的第一個Excel就從像這樣的「Book1」剛始。

微軟2003年版本Excel

二、改版好久的Excel畫面!下面那一條是贊贊小屋的快速存取工具列,有興趣可參考《會計人的Excel小教室》:1.1「自訂快速存取工具列」。

改版好久的Excel畫面

三、從上方功能區的「檔案」、從「自訂快速存取工具列」的「其他命令」,兩條路都可以進「Excel選項」,如圖所示左邊區域選擇「自訂功能區」。

自訂功能區

四、「自訂功能區」的右邊區域是系統預設的功能集,例如熟悉的「常用」、「插入」、「版面配置」等,在這裡將最下面的「開發人員」打勾,然後操作右邊的「上移」按紐,把「開發人員」拉到「常用」的上面。

然後操作右邊的「上移」按紐,把「開發人員」拉到「常用」的上面。

五、回到Excel界面,上方功能區冒出一個「開發人員」,有「程式碼」、「增益集」、「控制項」,「程式碼」是VBA相關指令。筆者在寫「會計人的Excel VBA小教室」時,都是這麼設置的,很方便。

有「程式碼」、「增益集」、「控制項」

六、除了Excel預設的命令集,在「自訂功能區」還有三個自製化按紐:「新增索引標籤」、「新增群組」、「重新命名」。也許一開始不太瞭解,沒關係,先試一個「新增索引標籤」,注意到馬上多了一個「新增索引標籤(自訂)」和「新增群組(自訂)」,如圖所示,在「開發人員」和「常用」之間。

三個自製化按紐:「新增索引標籤」、「新增群組」、「重新命名」

七、舉例而言,在「由此選擇命令」下面的下拉選單,選擇「不在功能區的命令」,在裡面找到「命令按紐(ActiveX選項)」,「新增」到上一步驟新增的標籤和群組裡。

命令按紐(ActiveX選項)

八、再回到Excel的上方功能區,多了一個自行客製的頁籤。如此操作過一遍,應該就能理解「新增索引標籤」、「新增群組」、「重新命名」的用法了吧。

「新增索引標籤」、「新增群組」、「重新命名」

先前有文章介紹快速存取工具列,它就是一整行的小圖標,這裡所分享的上方功能區,是好幾行的大圖標工具列。論其本質,兩者都是把最常用指令放在垂手可得的地方,方便呼喚使用。上方功能區利用頁籤特性,容納更多的大圖標,並且可以適當地排列組合。

最後這裡還是要強調一點,如同我在高效率工作心法所分享的那些工具,都是圍繞著以函數和指令作為中心,唯有在熟悉函數指令的前提下,這些工具才能夠發揮作用。所以實務上Excel應該是一個逐漸累積的過程,熟悉的函數指令越多,屬於自己的上方功能區也就越加豐富,相輔相成,達到加乘的效果。




當前文章延伸閱讀:
經典操作