Excel編製預算時如何限制特定範圍編輯




之前文章分享過如何將檔案密碼保護,很適合發送電子郵件、以機密檔案作為附件的場合。不過還有一種情況,給別人的檔案裡面,有一部份開放讓對方輸入,其餘大部份的資料並不希望對方更動,例如薪資考核時,有些欄位讓員工自評或主管打分數,其餘是人事計算資料。編製預算時,讓各部門先行輸入自己管控的費用金額,其餘財務部自己維護共同分攤費用的部份,諸如此類情形,都需要特定範圍開放編輯、其餘加密保護,以下具體分享Exce作法:

一、簡易形式的預算編製表。總共有三個部門,白色部份是開放各部門輸入的管控費用,灰色部份是財務統一維護的共同分攤費用。

簡易形式的預算編製表

二、上方功能區移到「校閱」頁籤,「變更」群組、「允許使用者編輯範圍」,視窗內上方有一行說明文字:「工作表在保護狀態時,需要密碼解除鎖定的範圍」,關於這個指令的作用在稍後步驟會更加清楚,於此先點選「新範圍」。

允許使用者編輯範圍

三、「標題」輸入「部門管控費用」,「參照儲存格」輸入「=B3:D5」(亦即白色範圍,可以點右邊的儲存格小圖示,直接以滑鼠選取),「範圍密碼」輸入自己設定的密碼,最後再點選「使用權限」。

範圍密碼

四、在跳出來的視窗直接「新增」。

在跳出來的視窗直接「新增」

五、接下來於「輸入物件名稱來選取」填入自己Excel的使用者名稱(例如「贊贊小屋」),輸入完了按「確定」。如果不清楚自己的名稱為何,稍後步驟會清楚說明。

輸入物件名稱來選取

六、回到「範圍1的權限」視窗,看到下面的說明文字:「無須輸入密碼即可編輯的範圍」,然後「允許」是打勾的狀態,表示使用者「贊贊小屋」具有特殊的權限,沒有問題就按「確定」。

無須輸入密碼即可編輯的範圍

七、回到一開始步驟二的視窗,到此為此,已經新增了一個「允許使用者編輯範圍」,在這個主視窗可以看到「標題」及「參照儲存格」,也可以進一步點選「使用權限」查看相關設定。

在這個主視窗可以看到「標題」及「參照儲存格」

八、以另一台電腦的Excel開啓檔案,嘗試於空白範圍輸入資料,會跳出「解除鎖定範圍」的視窗,這裡必須輸入在第三步驟所設定的密碼,方能作業。

解除鎖定範圍

九、倘若不確定自己的使用者名稱,在「Excel選項」、「一般」、「個性化您的Microsoft Office」不但可以看到目前名稱,還能進一步更改維護。

個性化您的Microsoft Office

最後作個提醒,如同步驟二所述:「工作表在保護狀態時,需要密碼解除鎖定的範圍」,Excel設置特定範圍加密,前提條件是工作表本身也是加密保護狀態,以此範例而言,財務部會將預算檔案整體加密,這是一個密碼,另外給各部門輸入資料時,僅開放空白範圍,那是另一個密碼。

現今企業大部分都會建置公共盤,有全公司公開共享的檔案﹐也有各部門內部職能工作的報表。在年度預算這一類需要多人共同維護的專案,以郵件發送附件的方式雖然可行,但總要多人回覆的相同格式檔案,再整合成單一檔案,也許應該考慮這篇文章範例所介紹方法,透過適當的範圍限定,將檔案置於公盤,大家直接維護同一檔案,省去不必要的整合工作。

本文內容取自《會計人的Excel小教室進階篇|報表自動化》,書本仍然是最好的學習方法,今天就買本書吧!

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