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【Excel特殊目標】報表相同部門想要合併儲存格?分組小計的進階應用

Excel儲存格合併和取消合併的操作不太方便,有時候又一定會需要。本文以分組小計和、定位空格、跨欄置中、複製格式等指令合併,快速將相同部門合併。

編製報表有時候喜歡將相同分類項目合併,呈現較為簡潔美觀的報表。然而如此一來,不方便Excel進一步處理,例如篩選、查找、樞紐分析表等等。《會計人的Excel小教室》第六章第五節「取消儲存格合併」分享過如何取消儲存格合併,然而事情總是一體兩面,儲存格美觀但是不方便資料處理,所以要取消合併,可是當資料處理好了,又會想將儲存格合併以求美觀了。這一節具體介紹在Excel如何有效率地合併儲存格:

一、成本分攤表

簡單設置的製造成本分攤表。依照部門會科的人工製造,某個既定比率分攤給各生產工序。

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二、大綱小計

選定報表範圍,上方功能區依序選取:「資料」、「大綱」、「小計」。

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三、分組小計

於「小計」視窗中,選項蠻多的,但應該都不難理解,這裡重要的是「分組小計欄位」下拉選擇「部級部門」,亦即要合併儲存格的欄位,「新增小計位置」變更勾選「部級部門」,也就是報表最左邊的欄位,另外勾選「摘要置於小計資料下方」(如果預設沒有的話),設置好了按「確定」。

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四、報表合計

「小計」執行結果如圖所示。因為「分組小計欄位」和「摘要置於小計資料下方」在同一個位置,部門小計例如「成型部 合計」被擠到左邊自動新增的欄位,而且也是自動新增的一列,這裡的箇中奧妙,讓我們繼續往下看。

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五、到(定位)指令

選取「A2」到「A9」想同項合併的範圍,快速組合鍵「Ctrl+G」,跳出「到(定位)」視窗,按「特殊」。

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六、特殊目標

於「特殊目標」視窗選擇「空格」、再按「確定」。

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七、跨欄置中

可以看到空格部份都被選取了,接著在上方功能區的「常用」頁籤、「對齊方式」群組、選擇「跨欄置中」:「將選定儲存格中的內容合併在一個較大的新儲存格內並置中。」輔助說明看起來就是我們想要的。

【Excel特殊目標】報表相同部門想要合併儲存格?分組小計的進階應用 經典指令 第7張

八、全部移除

如圖所示,成功合併之後,選擇報表中任何一個儲存格,例如「A2」,再一次操作第二步驟的「小計」,Excel會自動變成選取整個報表範圍,直接按「全部移除」。

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九、初步合併

執行結果,仔細看看A欄,已經是想要的儲存格合併效果了,差就差在我們希望的是B欄,於是萬事俱備,只欠東風。

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十、複製格式

「常用」、「剪貼簿」、「複製格式」,有來上過贊贊小屋基礎Excel課程的讀者,應該都知道接下來會發生什麼事……

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十一、合併儲存格

賓果!耍了好幾個小聰明,終於得到它了。範例雖然看來「假勞」(台語意思大約是聰明過頭),但如果實務上是一長串的報表、然後讀者已經把這裡的十一道小秘笈練上手了,成本效益之間,那是非常地清楚。

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Excel複雜操作導入VBA自動化

這一節介紹將報表重複項目儲存格合併,實務個案要合併的儲存格可能數量和位置都不一樣,沒有這篇文章介紹的小技巧的話,手工做有點哀怨。不過這裡雖然介紹了一次性整理的方法,操作上技術性較高,要好幾道步驟,難免會想說能否用VBA代碼方式,大聰明寫成一個懶人包,簡簡單單一鍵實現。但是回過頭來如前所述,實務個案差異性大,再加上運用到的Excel技巧性操作多,因此要編寫個適當的VBA代碼想必是件虐殺腦細胞的任務。像這樣的事,還是要回歸會計原則的成本效益考量,看個人在實務上用到機會多不多,多的話,也許該考驗一下自己的VBA功力了。

本文內容取自《會計人的Excel小教室進階篇|報表自動化》,書本仍然是最好的學習方法,今天就買本書吧!

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