上班族常用財務報表:現金流量表

現金為一家公司的血液,各式各樣的營運過程、種種交易,必須透過現金的收支來完成。正因為現金如此重要的地位,財務四大報表中,除了表達公司財務狀況和經營績效的資產負債表和損益表之外,還會有一個是專門報告公司現金進出的現金流量表。

然而公司一般的會計記錄,是以權利義務發生點作為基準,例如信用卡買票坐了一趟高鐵,雖然我還沒付錢、高鐵尚未收到錢,但是於客戶我而言,既然已經享受了這項服務,費用和應付負債就是確定的,對於高鐵公司而言,收入和應收資產也是確定的。如此便是會計上權利義務應計基礎的概念。

像這樣子的會計作業,雖然很方便隨時瞭解公司實際的財務狀況和經營績效,也就是彙總產生資產負債表和損益表,卻不容易有一個及時的現金流量表,在將資產負債表和損益表轉換成現金流量表的過程中,可能需要另外藉助工具編製,例如Excel。

雖然現金流量表的編製基礎和其他報表不太一樣,所有財務報表的資料來源的都是一筆一筆交易,因此息息相關。各個財務報表好像相互密切結合的輪軸,只要有交易發生,一個齒輪轉動了,另外一個跟著轉動。在這個概念基礎之上,便可以利用資產負債表和損益表編製現金流量表,當然其中會牽涉到複雜一點的計算,這篇文章和各位讀者分享如何藉助Excel幫忙編製現金流量表,過程中會更加清楚各個財務報表之間的性質關聯,同時也熟悉相關Excel函數的實務應用。

一、相當簡化的損益表,從這裡可以看出所有公司損益表的架構:銷貨收入—銷貨成本=銷貨毛利、銷貨毛利—營業費用=營業利益,營業利益+業外收支—所得稅費用=稅後淨利。

相當簡化的損益表

二、同樣是相當簡化的資產負債表,報表結構就是一個會計恆等式:資產=負債+股東權益。

相當簡化的資產負債表

三、依照前面資產負債表和損益表所編製的現金流量表,報表右邊附上關於每一個項目的說明,這篇文章並非主要說明會計觀念的文章,因此在此不詳加敍述,原則上是如同文章一開始所言,將損益表和資產負債表從應計基礎調整為現金基礎,例如尚未支付現金者,加回來,先前已支付現金者,同樣也是加回來,確定是現金收支造成的資產負債表變動,予以認列為現金流量表項目。

到這裡主要以範例和各位讀者介紹三大財務報表,接下來便繼續以此範例,分享可以如何藉助Excel編製現金流量表。

如何藉助Excel編製現金流量表

四、首先建立一張新的工作表,以VLOOKUP函數將損益表和資產負債表各項目彙總在一起,如同工作底稿一般,適當作分門別類,關於此函數用法,在下一步驟詳述。

以VLOOKUP函數將損益表和資產負債表各項目彙總在一起

五、如表所示,VLOOKUP函數是以特定值作為條件查找,以E2儲存格而言,它是以「稅後淨利」作為查找條件,於所設定的損益表範圍中的第一欄,作為搜尋範圍由上往下(Vertical)找,有找到的話,即傳回範圍中同一列的第二欄儲存格內容,在這裡它會在第13列終於找到了「稅後淨利」,因此會傳回相對第二欄的「800,000」。讀者只要試著這裡規則模擬試看看其他儲存格公式是怎麼跑的,應該就可掌握VLOOKUP函數的使用方式。

VLOOUP在實務工作上有相當大的發揮空間,舉凡要以特定條件引用其他來源的資料、甚至是要核對兩份資料是否相符或者有差異,都是設計VLOOKUP函數公式很好的時機。不過要注意,VLOOKUP是由上往下搜尋,只要有找到便傳回,所以假有兩筆以上資料相符,VLOOKUP會傳回第一筆資料。另外參數四為查找方式,0代表FALSE,必須完全相符的查找,1則是代表TRUE,僅做到模糊接近值的查找,實務上會用到VLOOKUP的場合,大部份是希望精準核對,所以通常會把第四個參數設定為0。

VLOOUP在實務工作上有相當大的發揮空間

六、在工作底稿匯入了資產負債表和損益表各個會科金額之後,便可以簡單地計算出兩期差異,這裡配合現金流入流出的方向,特別設計了一個邏輯函數公式,用意是如果是資產項目的話,取差異的負數值,否則取差異正值。

特別設計了一個邏輯函數公式

七、同樣以表格說明IF函數使用方法,只要在資料處理中需要Excel進行判斷的場合,便是利用IF函數最好的時機,注意到函數條件式中如果有文字的話,必須加上英文的雙引號,等於告訴Excel此處為文字的意思。

同樣以表格說明IF函數使用方法

八、工作底稿設置好了,同樣以VLOOKUP函數將資料帶到現金流量表,如此即完成了報表的編製。

同樣以VLOOKUP函數將資料帶到現金流量表

文章最後補充兩點:首先,現今稍具規模企業皆已導入ERP系統,很多報表可由系統直接導出,即使如此,仍須在Excel手工核對或驗算,和這篇文章範例一樣,這個過程靠的是觀念思惟和Excel技巧;再者,文章範例的架構為透過工作底稿,將原始資料以VLOOKUP一層一層帶到最後編製的報表上,如此等於是建立一個模型,每次到了新的一年度,只要將新的損益表和資產負債表套上去,VLOOKUP函數和IF函數便會自動編製現金流量表,達到Excel自動化的效果,可大大提升工作效率。