Excel如何以切片器快速切換直條圖分析對象

編製Excel圖表常常會遇到一個問題,原始資料很多,可是呈現的時候不可能一次全部都來,不能像流水帳一樣,而是要一項一項將重點報告出來,將思考判斷的結論凸顯出來,這便是簡報技巧所強調的一頁一重點。在此分享如何利用樞紐分析表的切片器工具,快速切換想要表達重點的相關圖表:

一、範例報表,三個項目、六個月份,這項目可能是分店數、來客數、員工人數、加班時數、營收金額、成本費用金額等。

範例報表,三個項目、六個月份

二、快速組合鍵:「Alt+D」,啟動「Office便捷鍵」:「繼續鍵入較早版本Office的功能表按鍵組合,或按ESC取消。」

繼續鍵入較早版本Office的功能表按鍵組合

三、在上個步驟的基礎上再按「P」鍵,即可叫出「樞紐分析表和樞紐分析圖精靈」的視窗,於「步驟3之1」點選「多重彙總資料範圍」及「樞紐分析圖(及樞紐分析表)」,接著按「下一步」。
樞紐分析表和樞紐分析圖精靈

四、「步驟3之2a」,選擇「請幫我建立一個分頁欄位」,接著按「下一步」。

請幫我建立一個分頁欄位

五、「步驟3之2」,選擇適當範圍,「新增」到「所有範圍」後,再按「下一步」。

「新增」到「所有範圍」

六、「步驟3之3」,「將所產生的樞紐分析表放在」、「新工作表」,最後「完成」。

將所產生的樞紐分析表放在

七、產生的樞紐分析表及樞紐分析圖,分析表是三個項目為欄,六個月份為列,分析圖為三個項目合在一起,分成六個月份。

產生的樞紐分析表及樞紐分析圖

八、於樞紐分析圖上滑鼠右鍵,快捷點選「在圖表上隱藏所有欄位按鈕」。

在圖表上隱藏所有欄位按鈕

九、將滑鼠游標移到圖表上,上方功能區即為出現「樞紐分析圖工具」,於「分析」頁籤中「篩選」指令集中的「插入交叉分析篩選器」,可以參考其說明:「使用交叉分析篩選器以視覺方式篩選資料。」

使用交叉分析篩選器以視覺方式篩選資料

十、於「插入交叉分析篩選器」中,將「欄」勾選,按「確定」。

插入交叉分析篩選器

十一、經過上個步驟設置好了之後,圖表右邊會多一個標題為「欄」的篩選器,三個項目「甲」、「乙」、「丙」可供選擇。如圖所示,點選「乙」,可以看到樞紐分析表及樞紐分析圖馬上變成僅有乙項目的圖表。

圖表右邊會多一個標題為「欄」的篩選器

十二、既然是Excel圖表,游標停在圖表上時,上方功能區出現「樞紐分析圖工具」索引標籤,於「設計」頁籤可快速選擇切換不同的圖表樣式,例如「樣式8」。

上方功能區出現「樞紐分析圖工具」索引標籤

十三、黑底藍柱的直條圖,只要在顏色上稍作變作,整個圖表呈現完全不同氣象,這便是簡報美學!財會人員身為專業人士,在許多場合都可能有財務報告,應該在這方面多下點功夫,本書宗旨亦立基於此。

整個圖表呈現完全不同氣象

這一節使用Excel早期的樞紐分析表精靈,巧妙配合分頁欄位設定,迅速產生適當的樞紐分析圖表,只要直接插入樞紐分析表的切片器,即可實現快速切換成各個項目的單獨圖表。

其實想達到相同效果,也可使用目前通用的樞紐分析圖表指令,不過勢必要將原始資料適當地重新排列組合、或者已經生成的樞紐分析圖額外版面配置。然而實際操作,會發現Excel圖表功能有很多隱含的框架和預設值,真的有需要調整圖表時,並不是那麼容易而直觀的一件事。而這一節所介紹的範例,於報表資料和圖表呈現都具有相當大的共通性,足以套用在很多實務場合,因此讀者如有需要,建議直接使用舊版的樞紐分析表精靈即可。