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Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法

樞紐分析表的精華在於調整欄位,符合各種分析目的彙總不同樣式的統計報表。Excel提供了不同型態的操作面板,可以讓欄位配置更有效率,本文詳細介紹。

先前有人統計過Excel大約400多個函數,依照我工作經驗,用到的可能只要二三十個夠了。剩下的300多個函數,可能是我的工作用不到,也有少部份是極少見場合才會用到的特殊函數,大部份則是根本沒有用過的函數。

那些不在我雷達範圍內的函數,當初微軟沒事不會設計開發出來,一定有它的用處。所以不排除有這種可能性:也許在我之前某個工作場合,因為我不知道某個特定函數,所以用了比較笨、比較麻煩的方法處理我所遇到的問題,可是其實只要我知道有那個函數存在,可以大大减少我的工作時間,或者幫助我順利完成工作任務。

舉個例子,「複製格式」這個指令只要連按兩下,它會變成反灰,這時候可以非常方便的連續複製格式。如果沒有接觸過的話,可能比較少會知道原來有這個小妙招。這系列文章的主題是樞紐分析表,微軟的Excel開發者對樞紐分析表很有愛,設計了非常多配套工具。有些可能很少用到,但不排除在特定場合也是小兵立大功。

這篇文章特別跟各位比較完整的介紹,Excel樞紐分析表在欄位配置的工具箱裡到底都裝了哪些東西。說不定和前面提到的滯銷函數和複製格式點兩次一樣,哪天你遇到了,會想起贊贊小屋曾寫過的這篇文章呢。

一、已經存在的工作表

建立一個樞紐分析表,和先前有點不一樣,在此放置的位置是「已經存在的工作表」,這裡是M2儲存格。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第1張

二、欄位工具選項

「樞紐分析表欄位」右上角有個齒輪狀小圖標,下拉後有相當多選項。第一個是預設的「堆疊欄位區段和區域區段」,先前文章介紹欄位配置時應該已經熟悉這個版面。在此選擇第二項:「並排欄位區段和區域區段」。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第2張

三、並排欄位區段

此步驟和上個步驟相比,立刻能瞭解堆疊和並排的差異之處。通常一份報表有很多的分析欄位,顯然這裡的編排方式較適合條件欄位的最初配置和後續調整。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第3張

四、只有欄位區段

在剛開始的空白樞紐表如果選擇為「只有欄位區域」,沒有四個區域區段可供拖曳,乍看之下無法設置報表。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第4張

五、右鍵新增欄位

有個辦法是先前介紹過的滑鼠右鍵,例如游標停留在「商品」欄位上滑鼠右鍵,快捷選單點擊「新增至列標籤」。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第5張

六、樞紐分析表選項

另一個辦法是樞紐分析表上滑鼠右鍵,快捷選單點擊「樞紐分析表選項」。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第6張

七、古典樞紐分析表

對話方塊移到「顯示」頁籤,勾選「古典樞紐分析表版面配置」,這裡所謂的古典,其實大致可以理解為比較早期Excel版本的樞紐分析表。微軟的Office時每幾年改版一次,如果有重大變更時,通常會像這樣貼心地在某個地方保留舊版使用途徑。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第7張

八、格線中啟用拖曳欄位

古典樞紐分析表最明顯特色是「將值欄位拖曳到這裡」,而且欄、篩選等各區域皆可,很適合搭配「只有欄位區段」時使用。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第8張

九、僅區域區段

最後兩個是「僅區域區段」,分成「(2×2)」和「(1×4)」,由於沒有欄位區段,可想見當所需要欄位都添加到樞紐分析表之後,純粹只是要選取的欄位在區域之間調整的話,這是很適合的操作面板。

Excel古典樞紐分析表及不同欄位版面的完整用法 樞紐分析表 第9張

每個Excel功能都有其用處

這篇文章所提到的古典樞紐分析表是個很好例子,持續改版的Excel會一直有新的東西加進來,也許是資料處理更有效率,也許是資料分析更加強大,每個功能技巧都有適合發揮功能的場合。這一小節特別詳細的介紹欄位配置的操作面板,希望讀者在設計樞紐分析表時更加得心應手。

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