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Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel

先前文章介紹將Excel資料匯入到Access資料庫中,減輕Excel容量負擔,資料都放在同一個地方也比較方便。本文在此基礎上,介紹利用Power Query將此資料篩選匯入到Excel。

一、取得外部資料—Excel試算表

上一篇文章已經匯入五月份出貨明細到Access的「2005」資料表中,現在打算把6月份資料加到這個資料表裡面,「瀏覽」選擇檔案,指定位置是「新增記錄的複本至資料表:2005」。

Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel Power BI 第1張

二、匯入試算表精靈

點選「2006」,然後按「完成」,這裡可見Access在匯入Excel資料時是以活頁簿中某個工作表作為單位。

Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel Power BI 第2張

三、Access資料表

131070=(65536-1)X2,果然將資料匯入到現有資料表「2005」,資料筆數核算無誤。

Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel Power BI 第3張

四、Power Query新來源

Power Query編輯器裡的「常用\新增查詢\新來源\資料庫\Accessccess」,輔助訊息說的很楚:「從Microsoft Access資料庫匯入資料。」經過前面章節的介紹,讀者對於這項操作應該已經不陌生了。

Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel Power BI 第4張

五、匯入資料

選擇出貨明細所在的Access資料庫。

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六、導覽器

導覽器視窗這裡再看一眼待匯入資料,沒有問題。

Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel Power BI 第6張

七、初步篩選

想沿用先前文章的方式篩選,發現只有「2005」,下面有個提示訊息:「清單可能不完整。」不過仔細看右邊有個:「載入更多」,顯然符合目前需要,點選這個選項。

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八、重新篩選

加入更多之後,果然出現了「2006」。

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九、關閉並載入

想匯入到Excel的資料整理好了,結束Power Query編輯器,關閉並載入。

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十、Excel資料表格

成功精準的將「2006」這個月份的65,535筆資料匯入到Excel。

Power Query編輯器取得Access出貨明細,篩選處理後載入Excel Power BI 第10張

Excel+Access+Power Query

資料最後還是要匯入到Excel工作表上,不管用什麼方法匯入,仍然不會突破Excel本身容量的限制。然而透過Access儲存資料和Power Query編輯篩選,等於幫Excel外掛了一個資料庫整理系統,平常把資料都放在Access裡面,有需要再依照特定查詢條件將資料匯入到Excel進行分析,三個應用結合起來整體的資料處理能力會更有效率、更加靈活。

本文第七步驟在初步篩選時出現清單不完整的情形,必須執行載入更多的操作,不免讓人有點擔心Power Query是否會受限於資料筆數。個人想法是既然最後資料是要匯入到Excel,這部份Power Query會因此而有所限制是理所當然,但如果微軟是希望Powe BI能發揮大數據分析的功能,應該讓Power Query本身可以對於超出Excel容量進行篩選等種種整理,將Access原始大量資料過濾過得到小量精準的資料再匯入到Excel,如此Power BI才有意義,不然的話,乾脆在Acces裡面做資料庫整理,直接匯入到Excel即可,何必透過Power Query呢?

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