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【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖

Excel直條圖往往類別文字無法完整呈現。本文以會計科目費用報表為例,介紹群組橫條圖的優點,包括如何簡單設置座標軸的標籤、次序、位置等基本操作。

會計每個月結完帳之後,就會統計出各個類別的支出金額,也就是費用會計科目金額表。以表格數字表達的話,雖然資料很完整,但它可能就是一個系統ERP報表,沒有人抓得到你的重點。這篇文章以圖表代替數字,三秒鐘秀重點,讓圖表說話。

一、會科費用金額表

當月、季度、全年度、或者是某段期間各項會計科目的費用金額總計。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第1張

二、歪斜直條圖

繪製先前文章介紹過的直條圖,下方座標軸空間太擠了,各個會計科目的資料標籤沒有好好躺著,只能斜斜歪歪。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第2張

三、勉強直條圖

勉強將直條圖儘量拉長,終於拉到文字平躺,但圖是直的,字是橫的,眼睛是看到了,大腦整合圖像文字時可能會打結。為了第一時間傳遞訊息所以繪製圖表,但這樣的圖表在折磨觀眾。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第3張

四、橫條圖救援

選取工作上B1到C11的範圍,上方功能區:「插入\圖表\插入直條圖或橫條圖」,下拉菜單中選擇「平面橫條圖裡面的第1項:「群組橫條圖」。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第4張

五、群組橫條圖

快速生成橫條圖。左邊的會計科目名稱很自然的展現,座標軸標籤和數列圖形都是水平的,視覺上一目了然,大腦不需要轉太多彎。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第5張

六、座標軸其他選項

再仔細看一下會計科目會發現不太對勁,「廣告費」、「郵電費」到「薪資支出」,順序剛好跟原始報表相反!想解决這個問題,可以點一下圖表,右上角出現一個加鍵,列出所有「圖表項目」,「坐標軸」拉出選單點選「其他選項」。

要調整坐標軸格式的圖表操作,除了加鍵工具箱,也可以使用上方功能區或滑鼠右鍵,先之前圖表文章有介紹過,在此因文章篇幅不再贅述。這一節文章相對應的YouTube影片會有示範操作,可以參考看看。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第6張

七、類别次序反轉

Excel想法可能是橫條圖應該是從下面開始往上,但人類眼睛依照視覺Z理論會從上面往下看,要在「坐標軸格式」勾選「類別次序反轉」,讓Excel圖表用比較自然的方式呈現。

圖表上是有水平跟垂直兩個坐標軸,這裡要注意是選擇「垂直(類別)軸」裡的「類別次序反轉」,不要選錯了,選到「水平(值)軸」的「值次反轉」。兩者的差別其實就在於水平軸和垂直軸的不同,讀者有興趣自己操作一次看看。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第7張

八、標籤位置

終於把薪資支出弄到最上面去,Excel卻是整個碗一起翻轉,水平座標軸也轉到上面去,很顯然又再次和視覺習慣相反。可以在「坐標軸格式」的「標籤\標籤位置」將「軸旁」下拉更改為「高」。

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第8張

九、費用金額橫條圖

最後免不了做些圖表細部調整,相關步驟在本書前面章節有比較完整的介紹,算是圖表基本操作,大致上是滑鼠左鍵選取、右鍵快捷執行的設置,有需要可參考YouTube示範操作。

*圖表標題文字修改格式調整

*去掉圖表區格線

*去掉垂直座標軸刻度及框線

*整個去掉水平座標軸

*數列加上資料標籤

*數列顏色統一變更及重點加強

【Excel圖表】直條圖標籤文字歪歪?改成符合Z視覺理論的水平橫條圖 圖表設計 第9張

從資料處理到資料分析,再從資料分析到資料呈現,我們已經從對與錯的領域進入到藝術的境界。怎麼畫圖表沒有誰對誰錯,只有你覺得好他覺得不好。不過在這個主觀領域裡又存在一些客觀準則,例如這篇文章提到的直條圖橫條圖對比和Z型視覺理論。接下來一系列文章會有更多橫條圖視覺表達的範例分享。

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