【Excel圖表設計】堆疊橫條圖簡單修改,和Google Analytics相同風格的費用占比圖




Excel橫條圖靈活度很高,本文以重大費用占比為例,介紹選取分散範圍快速生成圖表,再以切換列欄和修改資料標籤格式的方法,製作出類似Google Analytics的占比圖。

單純以數字形式區分資料分析的呈現,大致上有原始數值和整體占比兩種方式。通常如果是例行性的公司管理會議報告,大部分與會者對於數字大小大概都已經預先有個底了。每個月熱騰騰的財務報表出來,都會發送給全部重要的管理階層,所以該知道的人都知道了,而且公司營運狀況短期不致於有太大變化,所以每個月看財務報表的話,每個月的數字也不會有太大變化。從這個角度而言,報告時突顯項目占比也許是蠻好的切入點,用一個簡單的比率數字有效傳達重點!上一節介紹過費用金額橫條圖,這一節是費用占比橫條圖:

一、費用彙總

先簡單彙總費用,原則是金額重大的單獨列,其餘列為其他。圖表的呈現項目儘可能依照性質歸類,項目太多雖然資料齊全,但容易分散注意力反而沒有重點,通常是3~5項是比較好的。

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二、圓形圖

表示占比通常使用圓形圖,它是Excel預設的圖表類型,繪製相對簡單直接,本書有專門介紹圓形圖的章節,所以在這裡只是簡單帶過,作用是稍後會和橫條圖作比較。

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三、堆疊橫條圖

在工作表上先選取E2到E4範圍,按住Ctrl鍵再選取G2到G4範圍,這樣就同時選取了兩個分散項目,上方功能區「插入\圖表」這裡將「插入直條圖或橫條圖」下拉,選擇「堆疊橫條圖」。

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四、選取資料

選取範圍快速生成的堆疊橫條圖雖然方便,資料排列方式並不適合,游標移到圖表上面滑鼠右鍵,快捷選擇「選取資料」。如圖所示,上方功能區「圖表設計\資料」有「選取資料」和「切換列/欄」,在操作上會更快,這裡也為了清楚說明一步一步來。

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五、切換列/欄

在跳出來的「選取資料來源」視窗裡,仔細看「圖表資料範圍」欄位的參照內容,可以很清楚瞭解目前圖表的資料來源,直接按中間的「切換列/欄」,準備將報表項目所有項目大搬家。

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六、數列與類別

大搬家之後,圖表接近理想狀態了。將這個步驟和上個步驟的「圖例項目(數列)」和「水平(類別)座標軸標籤」兩相比較,會比較清楚Excel橫條圖的圖表架構。清楚掌握Excel圖表類型的本質架構,才能進一步靈活變化。

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七、圖表樣式

上方功能區的「圖表設計\圖表樣式」選擇「樣式2」,同時將三個數列都加上資料標籤。

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八、資料標籤選項

選擇圖表時右上方會出現三個快捷指令,點選其中的加鍵拉出選單,再將「資料標籤」拉出點選「其他選項」,準備進一步設定資料標籤的格式。

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九、資料標籤格式

「資料標籤格式」視窗中有個「標籤選項」,將「標籤包含」同時勾選「數列名稱」和「值」,再把「分隔符號」由預設的逗號改成空格,截圖可以看到如此更改的效果。

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十、數列名稱

第七步驟可以同時把三個數列加上資料標籤,不過在更改資料標籤格式時,只能一個一個依照上個步驟更改。全部更改完了之後,依照圖表狀況想更改數列名稱,如圖片所示,由於這個圖表是連結到左邊的表格,因此直接更改表格中的會科名稱,圖表會自動更新。

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十一、費用占比統計

最後將橫條圖不必要的圖表元素删除,文字數值的格適當修改。在此同時把報表、橫條圖、圓形三者並列,讀者可自行比較,思考要選哪一個上台簡報。

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十二、Google Analytics圖表

最後提供Google analysis網頁上的圖表,文章前面有提到通常以圓形圖呈現占比,Google是直接使用橫條圖,一樣讀者可以思考看看。

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最簡單也是最有效的三秒原則

這一節編製圖表時有將數列和類別大搬家,可以看到橫條圖相當的靈活。如果把橫條圖和直條圖相比較,會發現到直條圖比較沒有辦法做這樣子變化。因為人的眼睛很容易識別寬度之間的大小差別,高度的話困難度比較高。圖表的可貴之處在於一圖抵千言,當我們秀出簡報圖表,就是要在三秒鐘之內抓住觀眾目光,建議讀者可以把這個當做圖表設計的基本原則。

有些圖表高手致力於把圖表做得美輪美奐,不過從這篇文章的Google Analytics圖表來看,或者去看簡報高手賈伯斯所用的圖形,也許簡單才是最有效的。




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