贊贊小屋

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要

Excel樞紐分析表的配套工具主要分成分析和設計兩大類,本篇文章以人數統計表為例,介紹設計項下的版面配置,包括列表顯示、不顯示小計、重複標籤等。

一家公司的人力資源直接反應企業規模和專注重點,各部門應該有多少個人、實際有多少人是年度預算檢討重心,每個部門都想要爭取更多的人員配置額度。不過人數同時也會直接反映在人事成本上。基於這些種種考量,不管是人事部門或者財務部門都會很重視人力狀況,通常會以人數統計表作為企業管理報表。這篇文章介紹如何以各部門人數作為原始資料,樞紐分析表產生一份統計報表,過程中同時將Excel學習重點放在樞紐分析表的版面配置指令。

一、人數統計表

累積一整年的各部門人數統計表,欄位已經簡化了。其實就算沒有簡化,其他的欄位也會是次要的分析對象。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第1張

二、建立樞紐分析表

用第1章介紹的方法直接建立樞紐分析表,配置適當欄位,把「部門代碼」和「部級單位」都拖到「列」區域,Excel預設會將這兩個項目擠在同一個欄位,報表看起來有點混亂。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第2張

三、以列表方式顯示

游標移到樞紐分析表任何位置,上方功能區的「樞紐分析表工具\設計\版面配置」將「報表版面配置」下拉,點選「以列表方式顯示」。原本擠在同一欄分開為各自的欄位,報表比較清爽了。上個步驟看到的模是Excel預設的「以壓縮模式顯示」。讀者可以自行測試另外一個選項:「以大綱模式顯示」,它的欄位也是各自分開,不過會以上下方式呈現層級關係。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第3張

四、不要顯示小計

上個步驟有自動將出現一行一行的的部門代碼小計,例如「110 合計」。這也是Excel預設模式,很多情况其實沒有需要。這個可以在上方功能區的「樞紐分析表工具\設計\版面配置」將「小計」下拉,選擇「不要顯示小計」,如截圖所示是很乾淨的報表了。在「小計」還有其他選項,讀者自己操作過一次看看就會清楚效果了。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第4張

五、多維度樞紐分析表

在先前步驟的基礎上再把「課級單位」加到「列」,這樣子形成一個比較多維度的報表。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第5張

六、重複所有項目標籤

上個步驟在「部門代碼」和「部級單位」兩個欄位有很多空白,通常編製報表的時候不建議如此,人家不介意,像這樣的空白,可以在上方功能區「樞紐分析表工具>設計」中將「報表版面配置」下拉,點選「重複所有項目標籤」。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第6張

七、僅開啟欄總計

上個步驟仔細看,右邊有個小計其實是多餘,因為把每月某部門的人數加起來沒有太大的統計意義。到上方功能區的「樞紐分析表工具\設計\版面配置」將「總計」下拉,選擇「僅開啟欄」,這樣就不會有最右邊的「總計」欄位。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第7張

八、插入空白行

最後可以再試看看把「版面配置」的「空白列」下拉,選擇「每一項之後插入空白行」,同時再把重複項目標籤取消掉,整體報表呈現不一樣的風格。

Exce樞紐分析表善用版面配置,人數統計精簡扼要 樞紐分析表 第8張

學過的指令總有一天派上用場

很久之前,我都是用函數方式實現重複所有項目標籤的效果,有一天突然間發現了原來樞紐分析表有這個指令,從此方便了許多。其實我也不確定是因為之前老版本的還是沒有壓根沒注意到。

不過話說回來,我也真的遇到過同事問過我如何將項目標籤重複,一看發現同事使用的Excel版本就有這個指令。從這些案例可見得Excel雖然開發了相當多的指令,有時候根本不知道,有用的指令一直擺在那裡沒有用。這篇文章基於此緣故,完整介紹樞紐分析工具設計頁籤中的版面配置,讀者依照範例操作一次就會有概念了。



本網站所有內容皆受版權保護,网站备案编号:苏ICP备14051307号-1