【Excel圖表設計】股東會年報員工人數統計,很適合金字塔型的橫條圖




Excel圖表設計常會用到輔助數列,在繪製橫條圖中的金字塔或蝴蝶圖時,為使員工人數統計達到男女左右對稱的視覺化效果,也可以利用輔助數列的方式完成。

上市櫃公司依照《公開發行公司年報應行記載事項準則》必須說明最近二年度及截至年報刊印日止的從業員工人數、平均服務年資、平均年齡及學歷分布比率,通常各家股東會年報都是以表格方式揭露。其實像這樣子的人力分佈情况,很適合用Excel橫條圖中經典的金字塔圖或蠂蝶圖表達。不但應用在年報上會比較不一樣,公司內部財會部門或者人事部門的報告場合,也很適合使用這一類圖表呈現,本文以簡單的範例資料具體介紹。

一、人數統計表

依照學歷姓別作為條件的部門人數統計表。

【Excel圖表設計】股東會年報員工人數統計,很適合金字塔型的橫條圖 橫條圖 第1張

二、輔助數列

原有報表新增兩個欄位:「輔助數列1」和「輔助數列2」,分別是55减掉男生人數和55减掉女生人數。這裡選擇固定常數55,是因為原報表中各個欄位人數中最大是50,55稍微比50大一些,而且相减結果會變成每一行學歷的男生人數和輔助數列人數加起來會是55,輔助數列二和女生人數加起來人數也會是55,兩邊相等,如此設置的作用在後面步驟會有比較清楚的說明。

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三、堆疊橫條圖

如截圖紅色框框所示,先選取A1到E6報表範圍,上方功能區「插入\圖表」中將「插入直條圖或橫條圖」下拉,點選「堆疊橫條圖」後,快速生成的圖表已經具備預期中的模樣了。

金字塔圖(蝴蝶圖)的特色是中央軸向兩邊平行展開,以橫條圖中的「國中以下」而言,四個數列分別是45、10、5、50,左邊藍色和橘色是45+10=55,左邊灰色黃色是5+50=55,接下來的「高中」、「大專」、「碩士」、「博士」同樣都是左邊藍色和橘色加起來55,右邊灰色和黃色加起來55。因為兩邊加總數值一樣,圖表上會呈現橘色和灰色的中間切分成左邊兩邊對稱的形狀。

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四、數列顏色

形狀切出來之後,點選最右邊黃色數列,滑鼠右鍵將快捷選單中的「填滿」下拉,點選「無填滿」。相同方式將最左邊的藍色數列設置為沒有顏色。

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五、刪除圖例

點選下方的圖例,針對「輔助數列2」再點一下,變成是單選此圖例的狀態,滑鼠右鍵將其快速「刪除」。同樣操作方式將「輔助數列1」删除。

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六、類別間距

進入「資料數列格式」設定視窗,縮小「類別間距」到「10%」。

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七、員工學歷姓別統計圖

最後是一連串的圖表修飾:左右數列新增資料標籤、水平(值)軸主要格線刪除、水平(值)軸刪除、圖例位置移至上方、垂直(類別)軸框線無線條、垂直(類別)軸類別次序反轉、圖表區框線無線條、更改兩個數列顏色、統一更改字型大小顏色、更改圖表標題。

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Excel圖表入門與進階

Excel圖表依照複雜程度大致分為基本預設圖形、入門經典圖形、進階特殊圖形應。這一節範例介紹的算是入門經典圖形,在先前章節橫條圖的基礎上,巧妙運用輔助數列做出左右對稱的橫條圖,很適合用在表達兩種數列在各個類別的占比圖。

圖表左邊是博士、碩士、大專等水平軸標籤,因為數列從中間往左右延伸,所以如果可以把水平軸標籤移到中間,在視覺表達上會更清楚,更具有對稱效果。只要進一步再加一欄輔助數列置中、資料標籤引用儲存格範圍,大致上就可以把水平軸標籤移到中間。這是屬於較進階的用法,在此不詳細介紹,作為報告或簡報用途,這一節範例最後完成圖基本上已經足够了。




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