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Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開

Excel樞紐分析表有很多預設樣式,能設定帶狀欄帶狀列,但它只能隔行隔欄錯開。本文以人數統計表為例新增自訂樣式,自動呈現每三個月季度分隔的報表。

一、原始樞紐分析表

延用上一節部門人數統計表,編製的樞紐分析表以部門為列、以月份為欄。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第1張

二、樞紐分析表樣式

游標移到樞紐分析表,上方功能區將「設計\樞紐分析表樣式」下拉,分成「淺色」、「中等」、「深色」相當多的樣式,在此選擇「淺藍,樞紐分析表樣式中等深淺 23」,可以看到工作表上的樞紐分析表立即跟著改變。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第2張

三、帶狀欄

上方功能區同樣在「設計」索引標籤裡的「樞紐分析表樣式選項」群組中,有四個帶框的選項,「帶狀欄」預設是無勾選狀態,把它打勾,從報表的改變很容易理解作用,就是前後兩欄顏色深淺有分別。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第3張

四、新增樞紐分析表樣式

除了預設樣式,很多時候還是希望能自行設計,和第二個步驟同樣將樣式下拉,點選下方的「新增樞紐分析表樣式」。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第4張

五、第一欄條紋

在跳出的視窗中,先將上的「名稱」修改為:「樞紐分析表樣式 年度報表」,中間的「表格項目」選擇「第一欄條紋」,游標移到「格式」按下去。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第5張

六、條紋格式

出現熟悉的「設定儲存格格式」視窗,雖然因為是專屬樞紐分析表內的儲存格格式,所以索引標籤少了一點,只有「字型」、「外框」、「填滿」,但只要稍微有過Excel操作經驗應該很快可以進入狀況。例如設定為填滿淡黃色,按「確定」。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第6張

七、第二欄條紋

回到「新增樞紐分析表樣式」視窗,「第一欄條紋」變粗,表示有做過格式設定。同樣方式再設定「第二欄條紋」,把它填滿為較深一點的黃色。

右邊「條紋大小」下拉設定為「3」,接著點選「第一欄條紋」,同樣將「條紋大小」設定為「3」,從「預覽」效果可以看到經過這樣設置,變成是每隔三欄顏色有所變化,經過如此實際操作,應該可以瞭解「條紋大小」的作用。

再把左下角的「設為此文件的預設樞紐分析表樣式」勾選,表示之後新增樞紐分析表時自動套用此樣式,這部份可以看狀況是否勾選,也可以事後修改。

最後按「確定」。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第7張

八、自訂樞紐分析表樣式

最終完成的樣式如圖所示,重點的第一欄條紋和第二欄條紋因為設定了同色系深淺不同,條紋大小設定為3,所以顯示成每個季度三個月區隔開來,另外針對「整個表格」、「總計欄」、「總計列」也稍微設定了填滿背影顏色、字型色彩、字型加粗等格式。

自訂新增的樣式會出現第二步驟的選單中最上方,而且游標停留在樣式滑鼠右鍵時,有蠻多快捷選項,諸如「修改」、「複製」、「刪除」、「設為預設」等,讀者自行操作過應該能理解其作用。

這裡重點介紹「套用並清除格式設定」和「套用(並維持格式設定)。因為樞紐分析表除了整體套用樣式,當然也可以用一般Excel操作方式調整報表格式,當這兩者有重覆時,自行設定格式的效力優先於樞紐分析表樣式,所以通常套用樣式不會覆蓋掉原本已經有的手動格式設定。不過如果特地右鍵選擇「套用並清除格式設定」,Excel會完整套用樣式格式,也就是原先自己所設定的格式會被清除掉,讀者可自行操作看看,在此不再多做操作說明。

Excel新增樞紐分析表樣式,人數統計表季度隔開 樞紐分析表 第8張

Excel不起眼的如來神掌

我個人在操作Excel樞紐分析表的過程中,上方功能區常看到樞紐分析表樣式,通常最多選擇預設樣式。Excel指令實在太多了,有時候都會下意識忽略掉,像這篇文章介紹的「新增樞紐分析樣式」,其實也曾經好奇打開過,看起來有點小複雜就沒有特別去研究。這次是因為年度報表都會希望在季度方面有個特別的呈現,原有的樣式似乎最多只能做到隔欄錯開,所以下了點功夫特別研究,發現這個不起眼的指令其實是如來神掌!此篇文章分享給有相同需求的讀者。