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ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列

Excel遇到ERP報表不必要的頁首頁尾,雖然可以直接操作刪除,但也有個方法是開啟Power Query編輯器,執行移除頂端列和底端列。本文以出貨明細表為例具體介紹。

一、ERP出貨明細表

如圖所示,ERP出貨明細表都有制式化的頁首頁尾,也許在列印時比較美觀,但其實大部份是作為Excel資料處理,那些頁首頁尾只是徒增麻煩。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第1張

二、建立表格

和上一節同樣方式,上方功能區執行「資料\取得及轉換\從表格」,在「建立表格」視窗中選取「$A $1$J$25」的範圍,取消勾選「我的表格有標題」,按「確定」。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第2張

三、移除頂端資料列

進入Power Query編輯器後,上方功能區「常用\縮減資料列」將「移除資料列」下拉,選擇「移除頂端資料列」,輔助說明寫得很清楚:「移除這個資料表的前N個資料列」。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第3張

四、頂端資料列數目

於「移除頂端資料列」視窗中,配合範例報表,於「資料列數目」欄位中輸入「8」,按「確定」。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第4張

五、使用第一個資料列作為標頭

移除頂端8列資料列後,目前資料表的第一列已經是標題列了,因此選擇上方功能區「常用\轉換」中的「使用第一個資料列作為標頭」。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第5張

六、移除底端資料列

頁首清除完了,設置好標題列後,接下來處理頁尾。和第三個步驟操作類似,將「移除資料列」下拉,選擇「移除底端資料列」,有個先前步驟移除頂端資料列的經驗,這裡的輔助說明會非常清楚。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第6張

七、底端資料列數目

配合範例報表,於「資料列數目」欄位中輸入「7」,按「確定」。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第7張

八、快速轉換資料類型

第一欄「日期」的資料類型比較特別,為了避免從Power Query導入到Excel時格式跑掉,將游標移到最上面一格資料的「ABC123」點一下,出現快捷轉換資料類型的選項,選擇「日期/時間」,等於是Power Query先將資料類型設定好。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第8張

九、關閉並載入

仔細看第一欄「日期」欄位標題,左邊的圖標變成是日曆形狀,表示是日期資料類型了。到這裡已經都完成了,上方功能區「關閉並載入」。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第9張

十、轉換完成報表

成功在Excel得到乾淨的報表。

ERP報表頁首頁尾多餘?Power Query移除頂端底端資料列 Power BI 第10張

既有Excel,何必Power Query

單純以刪除ERP報表頁首頁尾而言,Excel和Power Query兩者在操作上大致類似,特地將資料建立為Power Query查詢進行編輯,當然還是有一些好處:

首先,範例報表其實已經相當簡化了,實務上可能會更加複雜,Power Query有比較先進專業的工具刀。

再者,Power Query不僅僅進行資料處理,它同時擅長於將不同來源的資料進行整合,所以在有需要的時候,它能很方便地將資料匯總在一起,進行連結或者合併。

最後,就算純粹只說删除頁首頁尾,倘若是要一再重複進行的操作,Power Query可以很方便的快速執行,這個屬於稍微進階一點的Power BI操作,之後章節會繼續跟各位做介紹。