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【Excel圖表設計】甘特圖管理ERP導入專案的行程?堆疊橫條圖幫得上忙

Excel沒有甘特圖的圖表類型,在想要進行專案管理的場合,堆疊橫條圖稍微修改可以有相同效果。本文以ERP導入為例,介紹如何設置輔助數列和座標軸範圍。

一、ERP導入時程

假設有這麼一個ERP導入時程表,前四項都是準備工作,各為一個星期7天,接下來一個月上線測驗,一個月正式開帳。

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二、插入堆疊橫條圖

先在工作表上選取A1到B7的範圍,上方功能區「插入>圖表>插入直條圖或橫條圖」下拉,選擇「平面橫條圖」中的「堆疊橫條圖」,可以立即看到預覽的圖表。

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三、選取資料

於圖表上滑鼠右鍵,快捷執行「選取資料」。

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四、新增數列

「選取資料來源」視窗裡左邊的「圖例項目(數列)」按「新增」。

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五、編輯數列

「數列名稱」為工作表上C1的「作業時間」,「數列值」為工作表上C2到C7的作業時間資料。經過這麼設置,可以看到圖表上橘色的行程已經排出來了。

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六、數列顏色

藍色表示開始時間,橘色表示作業時間,橘色行程排出來之後,藍色作為輔助數列沒有必要了,和先前文章堆疊橫條圖範例同樣方法,滑鼠右鍵直接將數列顏色設定為無填滿。

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七、類別次序反轉

也是和先前文章一樣,點選垂直坐標軸,滑鼠右鍵叫出「座標軸格式」視窗,勾選「類別次序反轉」,大概是只要是橫條圖都需要有這個步驟。

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八、座標軸標籤位置

垂直座標軸設定「類別次序反轉」之後,接著同樣是水平坐標軸要把「標籤位置」設定為「高」,這樣日期刻度才會跑到下面來,符合一般的視覺習慣。

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九、座標軸範圍單位

這裡是以橫條圖畫甘特圖的重要步驟,於「坐標軸格式」的「坐標軸選項」中,範圍最小值設定為「44044」,最大值為「44136」,「單位」中的「主要」設定為「14」。

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十、時間序列值

為幫助瞭解上個步驟為何如此設定,做一個表格,兩個欄位的資料都是同樣日期,左邊的數值格田火設定為日期,右邊則設定為通用格式,兩相對照很容易瞭解Excel時間序列值的設計。再加上一個1900年 1月1日,應該會更加清楚。

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十一、橫條甘特圖

修飾圖表,統一設定垂直座標軸和水平座標軸的格式,新增標題,將數列的類別間距縮小,新增資料標籤,字體反白。水平坐標軸的單位設定14天是為了讓日期標籤完整呈現,這裡新增以7天為間隔的次要格線,符合一般的星期區間。前期四項準備工作設定淺色,後期關鍵的上線測試和正式開帳設定為深色,表現出重要性層級,最終結果如圖所示。

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固定月份間隔的水平座標軸

利用橫條圖呈現甘特圖的專案時間管控,有一個重點是將水平座標軸設定為日期格式,這篇文章配合範例將間隔設定為7天,可是時間範圍如果拉大,可能會希望把間隔設定為是月週期,例如每個月的月初、月中或月底,此時單純用固定的單元天數會遇到大月小月的問題,終究沒有辦法固定在每個月幾號。

如果是工作表上的儲存格,也許可以用函數公式解决。可是在圖表的坐標軸上,除非Excel能將坐標軸設定為日期形式,並且可以選擇以月份作為單位,不然依照這篇文章所看到架構是沒辦法簡單做到的。Excel在有些版本是有這個選項,讀者如果手邊的Excel版本沒有的話,這個其實並不是技巧問題,巧婦難為無米之炊,在此作為這篇文章的補充供讀者參考。