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【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選

Excel是活頁簿,工作表是活頁紙,本文完整介紹工作表相關操作,包括檢視模式、顯示比例、工作表清單、移動複製、建立複本、隱藏以及Shfit鍵多選工作表。

一、檢視模式

同為Office軟體,Excel和Word一樣有檢視模式,在工作表右下角有三種模式可供快速切換:「標準模式」、「整頁模式」、「分頁預覽」。大部份場合Excel都是在「標準模式」作業,不過在列印成紙本的時候,「分頁預覽」是個蠻方便的模式,可以看目前分頁狀況,還能直接手工調整分頁。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第1張

二、顯示比例

工作表右下角除了檢視模式,旁邊還有快速調整「顯示比例」的工具,可以滑鼠游標在水平軸上點擊調整,也可以點百分比符號,呼叫視窗精準設定「縮放比例」。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第2張

三、工作表清單

當工作表很多的時候,工作表左下方除了有左右移動的便捷工具,在左右三角形圖標上使用萬能的滑鼠右鍵,即會出現活頁簿目前的工作表清單。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第3張

四、工作表移動複製

在工作表標籤上滑鼠右鍵,有很多工作表相關的快捷選項,讀者可實際操作看看,應該不會有太大的問題,這裡重點介紹其中的「移動或複製」。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第4張

五、建立複本

如圖所示,可將目前工作表的所有內容,原封不動移到本活頁簿其他地方、或者移到目前已開啟的其他活頁簿、甚至能直接移動到「(新活頁簿)」。依狀況看是否有保留原工作表的需求,可以考慮勾選「建立複本」,以便備份。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第5張

六、工作表隱藏

除了常見的移動和複製外,和儲存格一樣,工作表也可以隱藏和取消隱藏,操作方法直覺地透過萬能右鍵即可,也就是本節第四步驟圖示中的「隱藏」。如果想透過上方功能區執行,路徑是在「常用>儲存格>格式>可見度>隱藏及取消隱藏」中,實際操作過後,讀者應該可以理解還是直接萬能右鍵好了。

從本步驟的圖示可以看出,範例檔案其實有兩個工作表被隱藏起來了,這是筆者在設計範例時的工作底稿,像這樣毋須呈現、但又希望保留的資料,便很適合工作表隱藏指令。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第6張

七、Shift多選工作表

有時候想同時操作多個工作表,除了按住「Ctrl」鍵一個一個選取多張工作表外,先選取左邊一張工作表,按住Shift替換鍵,再選取右邊任個一個工作表,Excel即會批量選取兩頭中間的工作表,在需要同時操作大量工作表時,相當方便。

在滑鼠右鍵的快捷選單中,最下面有「選取所有工作表」和「取消工作表群組設定」,是批次操作工作表的指令,讀者可嘗試看看,除了執行移動、複製、隱藏之外,如果要列印多張工作表,先批次選取也可以大大節省作業時間。

【Excel基本操作】三分鐘溫習工作表操作大全,檢視移動複製隱藏多選 經典指令 第7張

函數公式的跨活頁簿連結

當工作表儲存格有連結到其他工作表的公式參照時,移動或複製此工作表到其他活頁簿,Excel會自動幫忙將原本公式轉換成跨活頁簿的連結參照。依個人經驗,像這樣參照自其他活頁簿檔案的公式,有可能目前電腦沒有開啟該檔案、有可能原來檔案已被刪除、還有可能一開始就是取得別人檔案,無法連結到別人電腦中的檔案,諸如此類情況,都會導致在開啟檔案的時候,Excel會嘗試去更新資料來源,但是Excel顯然沒有辦法去取得連結檔案的資料,在過程中我們只能等待Excel,時間就耗費了,而其實我們往往不需要Excel更新外部資料來源。

基於上述原因,筆者習慣是不會有跨活頁簿的公式連結,其實真有需要的話,直接移動或複製工作表過來就好了。然而有些時候,不預期收到別人檔案如果有像這樣連結的,想避免這方面困擾,可以切點外部連結,甚至可於Excel選項中的信任中心,在根本上設定不更新外部來源資料,以上經驗供各位讀者參考。

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