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【Excel樞紐分析表設計】活用加總值不同版面配置,各種人力資源分析

Excel樞紐分析表的加總值可以在欄與列之間版面配置。本文以人力資源分析為例,除了報表切換,同時介紹尋找取代修改名稱和標籤跨欄置中等實用小技巧。

一、人數統計表

先前人數統計表範例只有一個加總欄位「實際人數」,配合實務狀況和本節重點,加上「編制人數」和「差異人數」兩個欄位,「差異人數」設定計算公式為「G2-F2」,也就是實際人數減掉編制人數。

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二、樞紐分析表

建立樞紐分析表並適當配置區域欄位,注意到「值」區域有三個加總欄位,「欄」區域第一個項目為「∑值」,它的意思將三個加總值呈現為三欄,參考截圖裡的「加總 – 編制人數」、「加總 – 實際人數」、「加總 – 差異人數」,對照「樞紐分析表欄位」視窗裡的版面配置,應該就會清楚「∑值」的作用。

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三、值欄位項目

「∑值」同樣是樞紐分析表欄位之一,和其他欄位不太一樣,它並非直接來自於原始資料的某一欄,而是類似於所有「值」區域加總項目的集合。因為性質特殊,它只能在「欄」或「列」,而當它相對於其他項目有所拖曳移動的時候,效果是一樣的,只是它是一個集合的移動。

例如上個步驟「∑值」在「欄」區域最上面的位置,這個步驟將「它」移到中間位置,讀者從樞紐分析表的變化應該比較容易理解其作用。

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四、尋找與取代

樞紐分析表預設加總值前面會有文字標示加總方式,例如這裡看到的「加總 – 」,在樞紐分析表全都整理好了之後,這些標示有點多餘,不太需要並且也不太美觀。可以一次選擇所有加總欄位區域,快速組合鍵「Ctrl+H」叫出「尋找及取代」視窗中的「取代」,於「尋找目標」輸入或複製「加總 – 」,「取代成」這裡按一下空白鍵,表示輸入一個空格,皆著全部取代,如此把所有的加總 – 」一次全部去掉。

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五、樞紐分析表選項

樞紐分析表的欄位區域如果有兩個以上欄位,為了報表格式優化,準備進一步設定欄位。在「樞紐分析表工具>分析>樞紐分析表」這裡將「選項」下拉選擇,選擇「選項」。

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六、標籤跨欄置中

「樞紐分析表選項」視窗移到「版面配置與格式」頁籤,「版面配置」中將「具有標籤的儲存格跨欄置」勾選,然後按「確定」。從截圖儲存格「B3」的「財務課」和「財會部」、「會計課」,可以清楚瞭解這樣子設定的效果。

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七、列加總欄設計

前面提到「∑值」除了在「欄」區域相對位置移動,還可以拖曳到「列」區域,截圖所示是範例之一。最後這份完成版的樞紐分析表應用到了先前章節介紹的新增自定義樣式的功能,統一設置了報表格式。

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加總值欄位的報表七十二變

先前有章節介紹樞紐分析表欄位的種種配置,可以快速切換報表達到72變的效果,這樣雖然是有點誇張的說法,用意在於形容樞紐分析表的强大之處。當初範例其實都是簡化了,只有一個加總值,沒有特別介紹到加總值作為一個集合欄位的用法。這一節範例把加總值集合放在不同位置,可以產生完全截然不同的分析報表,再一次印證了樞紐分析表的强大,讀者可自行依照工作實務狀況加以活用。

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