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ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新

Power Query編輯器取得整理資料的過程中,Excel與資料的連結稱之為查詢。Power BI可針對查詢進行操作。本節以出貨明細表為例,重新整理預覽和查詢自動更新報表。

一、出貨明細表

和先前章節範例同樣結構的出貨明細表,之前是6月份,現在是7月份。由於系統本身設置,報表都會有藍色部份多餘的欄。像這樣子的ERP報表通常每個月結完帳會再跑一份最新的出來,做進一步的資料整理和管理報表編製。

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第1張

二、從活頁簿取得資料

上方功能區「資料>取得及轉換資料」中將「取得資料」下拉,選擇「從檔案>從活頁簿」,準備利用Power Query取得最新月份的出貨明細表。

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第2張

三、匯入檔案

選擇Excel檔案所在位置,假設每個月都會把系統報表放在同樣這個地方,檔案名稱同樣都是「出貨明細表」。

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第3張

四、查詢與連線

沿用先前範例所介紹方法,篩選排除不必要的藍色欄、特定欄位删除、重新排序等操作整理好資料後,再匯入到Excel,這樣完成了七月份ERP報表取得。

假設到了8月份結完帳,系統ERP報表已經導出來放在相同位置,以相同檔名覆蓋原來的7月份檔案。

這時候再開啟7月份匯入資料的檔案,上方功能區「資料>査詢與連線」中執行「査詢與連線」,說明視窗講得很清楚:「檢視與管理此活頁簿中的査詢和連線。」

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第4張

五、編輯查詢

工作表右邊會出現「査詢與連線」輔助視窗,這裡可以看到查詢檔案的預覽畫面和資料來源路徑,下方點選「編輯」。

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第5張

六、重新整理預覽

進入「Power Query編輯器」,上方功能區「常用>査詢」中將「重新整理預覽」下拉,點選「重新整理預覽」。可以看到預覽畫面中的「日期」、「銷貨單號」、「數量」欄位,全部瞬間變成8月,表示Power Query的查詢已經跟著更新了。

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第6張

七、重新整理查詢

結束Power Query編輯器回到Excel,游標停留在表格任何地方,上方功能區會出現「査詢工具」,切換到這個索引標籤後,將「載入>重新整理」下拉,點選「重新整理」,這樣子工作表上的資料也同步更新了。跟輔助說明文字講的一樣:「從與作用儲存格連接的査詢取得最新資料。」

ERP報表每月整理?Power Query重新整理查詢自動更新 Power BI 第7張

利用Power Query自動化Excel報表

工作上中如果有類似本節範例所介紹的報表,每次都要例行性的進行資料處理,通常是同樣的步驟要一再重複操作,無形中便是時間的浪費。以前遇到這種狀況有兩種比較聰明的應對方法,一個是熟悉Excel函數指令,巧妙設計流程,達到報表半自動化,另一個是直接跳到VBA,編寫程式實現全自動化。現在有了Power BI這套工具,等於多了第三條路,本章預計會以Power Query查詢為核心,為各位讀者介紹如何具體應用。

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