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Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示

Excel樞紐分析表有很多設定選項,本文以部門人數統計表為例,介紹和報表版面設計有關的錯誤值及空白儲存格如何顯示,更新時是否調整欄寬及套用格式。

一、報表異常項目

實務工作中很少有完美的報表。以人數統計表為範例,這裡只截取全年度報表中的一月份幾筆資料,可以看到成型部設備課的人數是空白,成型三課則是錯誤值。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第1張

二、錯誤及空白

有錯誤值及空白的情況下建立樞紐分析表。成型三課1月份2月份顯示錯誤,而且因為Excel無法執行計算,總計也是顯示錯誤。另外設備課1月份2月份是空白,Excel計算時遇到空白會視為0,所以總計功能正常發揮。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第2張

三、樞紐分析表選項

游標停留在樞紐分析表,上方功能區依序選擇「樞紐分析表工具>分析>樞紐分析表>選項」。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第3張

四、版面配置與格式

「樞紐分析表選項」視窗切換到「版面配置與格式」,下面的「格式」這裡設定「若為錯誤值,顯示為請確認」,「若為空白儲存格,顯示0」,待會就會看到這樣設定的效果。

注意到下面的「更新時自動調整欄寬」和「更新時自動套用格式」是預設的勾選狀態,這個稍後介紹。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第4張

五、標記異常項目

回到工作表,可以看到剛才選項設定的顯示效果,把異常項目標記成黃色。另外也統計調整報表欄寬。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第5張

六、樞紐分析表更新

如果調整樞紐分析表的欄位配置,或者是在之後文章會介紹的報表刷新,會發現設定好的欄寬會跑掉,而標記黃色的項目則是跟著移動。

為了避免這種情形,直接在樞紐分析表滑鼠右鍵,快捷選擇「樞紐分析表選項」。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第6張

七、更新格式選項

在「樞紐分析表選項版面配置與格式>格式」這裡將「更新時自動調整欄寬」和「更新時自動套用格式」都取消勾選。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第7張

八、格式選項效果

再回到工作表,調整欄位配置將月份和課級單位互換,可以看到欄寬不會因此改變,原來的標記黃色會被去掉。經過這樣的實際測試更會瞭解上個步驟選項設定的效果。

Excel樞紐分析表格式選項,錯誤值空白儲存格顯示 樞紐分析表 第8張

樞紐分析表設置及更新格式選項

這一節在設定樞紐分析表選項的時候,首先是透過上方功能區進入,接著是直接滑鼠右鍵,其實不僅是選項設定,很多樞紐分析錶表都可以透過這兩種方式執行,因此視情况選擇最快最合適的方式會更有效率。

另外這一節透過實際操作,示範不同樞紐分析表格式更新選項的設定效果,這個並不是說哪一種比較好的,同樣也是視情况而定,如此樞紐分析表更加靈活。

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