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Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源

Excel樞紐分析表建立設計好之後,來源資料可能變更或隨著期間增添,本文以生產日報表為例,介紹重新整理和變更資料來源兩項指令,快速同步更新報表。

一、生產日報表

產線的生產日報表,5個機台分別生產不同的產品,設備是射出成型,所以有相關的料頭、穴號、週期等基本參數,關鍵指標是實際產量、良品數、不良品數。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第1張

二、樞紐分析表

建立樞紐分析表。相關操作流程可參考先前章節,這裡在「樞紐分析表工具>設計>版面配置>總計」中設定為「僅開啟欄」,等於是把列總計取消掉,因為報告時不太需要。

另外注意到實際產量明顯不等於良品數和不良品數,表示這個資料有問題必須更新。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第2張

三、資料更新

和生產部門確認後,產線助理更新了「實際產量」的資料。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第3張

四、重新整理

先前已經建立並設計好樞紐分析表,當然不想再重來一次。將游標停留在樞紐分析表任何一個位置,上方功能區「樞紐分析表工具>分析>資料」將「重新整理」下拉,點選「重新整理」,輔助說明便是更新來源資料的意思。

同樣指令區域還有一個「全部重新整理」,作用是更新活頁簿中所有的樞紐分析表。另外在樞紐分析表滑鼠右鍵可以快速執行重新整理,這此不作示範,讀者可自行操作瞭解。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第4張

五、報表資料增加

除了報表有誤要更新,有可能遇到的狀況是新增資料。例如先前只有9/1,現在增加了9/2跟9/3。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第5張

六、變更資料來源

報表新增的狀況不適用重新整理,因為它不會改變來源資料的報表範圍。同樣在上方功能區「樞紐分析表工具>分析>資料」裡,下拉並點選「變更資料來源」。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第6張

七、來源資料範圍

在「變更樞紐分析表資料來源」視窗中,會先顯示目前的來源範圍,可以在編輯內直接修改把N6改成N16,或者按最右邊的箭頭符號,直覺以滑鼠圈選範圍。注意到直接修改時可能要按「F2」進入編輯狀態,避免參照儲存格跟著移動。

Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第7張

八、樞紐分析表樣式設計

最後再調整樞紐分析表樣式,這裡選的是「深灰,樞紐分析表樣式深色4」,相關操作在先前章節都有提到,不再多做介紹。

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Excel樞紐分析表同步更新:重新整理及變更資料來源 樞紐分析表 第8張

更有效率同步更新樞紐分析表來源資料

本文是樞紐分析表來源資料更新的系列文章第一小節,之後還會針對引用外部資料,共同來源樞紐分析表,動態範圍設定等實務上可能會遇到的情况,一一為各位做更多的介紹。這些議題在本質上都是相同目標,希望在已經建立設計樞紐分析表的情況下,比較有效率的同步更新來源資料。



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