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Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓

Excel的Shift功能鍵有很多巧妙應用,本文以應收帳款明細表為例,介紹快速選取範圍、Ctrl+Shift+Home快速鍵、報表欄位移動、複選多工作表、畫正圓正方形等實用小技巧。

這本書是在《會計人的Excel小教室》的基礎之上,介紹稍微進階一點的Excel應用,用意是以會計工作各個實務案例,分享在熟悉Excel基本操作的前提下,有哪些函數指令可供設計搭配。在各位讀者自己本身的職場工作,那些函數指令不一定剛好會用到,不過無論什麼場合,Excel有一些操作是每次都要用到的,例如選取範圍或移動複製等,因此熟悉Excel基本操作可大大提升效率,這一節即以應收帳款明細表作為範例,分享Shift功能鍵可以如何輔助Excel基本操作。

一、應收帳款明細帳

報表結構是以客戶為基準,將不同客戶的帳款以空白列區隔開來,有些ERP系統跑出來的報表都會是這樣的結構。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第1張

二、Shift左上右下

系統報表雖然有其美觀清楚的用意,但Excel在進行種種報表整理分析時,前提條件往往是選取資料範圍,如此空白列隔開的報表,不太好以例如Ctrl+A的快速組合鍵直接選取範圍,這裡介紹Shift功能鍵一個妙用,如圖所示,選取A1儲存格,先按住Shift不放,再選擇F12儲存格,即可以選取A1到F12這個左上右下的矩形範圍。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第2張

三、Ctrl+Shift+Home快速鍵

除了左上右下選取法,Shift還有快速組合鍵的使用方法,例如先選取A12到F12儲存格範圍,按住「Ctrl+Shift」不放,再按「Home」,會將目前選取範圍延伸至工作表的第一列,就剛好是上個步驟A1到F12的選取範圍。

有一些和「Ctrl+Shift+Home」相類似的快速組合鍵,「Ctrl+Shift+End」會將儲存格選取範圍延伸至工作表上所使用的最後一個右下角儲存格,注意到這個是使用範圍,有可能先前在右下角某個地方有使用過,即使後來刪除了,還是會選取到。「Ctrl+Shift+↑」和「Ctrl+Shift+↓」這裡的方向鍵會將目前的儲存格選取範圍向上或向下延伸,作用有像是「Ctrl+A」。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第3張

四、微軟Office協助工具

本書在許多地方都有用函數引數超連結到微軟Excel的支援中心,其實支援中心除了關於函數的詳細說明之外,還有很多其他Excel操作的詳細解說,可以直接在支援中心搜尋,當然也可以於Google輸入搜尋關鍵字:「Excel 中的鍵盤快速鍵」,會發現有篇文章幾乎是Excel鍵盤快速鍵大全。這節範例中關於Shift組合鍵的介紹,在連結文章也有提到,有興趣讀者請瀏覽器前往參閱,看看有哪些快速組合鍵剛好契合自己工作所需。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第4張

五、自動延伸範圍

除了組合鍵,Shift還有一些單獨的實用小技巧,例如將游標移到儲存格或範圍下方,游標圖示變成是十字箭頭,此時按住Shift,滑鼠左鍵連按兩下,即會自動向下延伸適當範圍,有需要可以連續操作,並且不僅僅是下方,左、上、右都可以如此操作。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第5張

六、報表欄位移動

有時候希望將報表某一欄或某一列的順序調換,通常直覺想到的是剪下和貼上,其實利用Shift可以更快,如圖選取E1到E12的範圍,同樣先將游標移到範圍邊框上,游標圖示會變成是十字箭頭,先按住Shift不放,滑鼠左鍵拖曳到CD欄之間,如截圖所示會看到有綠色長條狀的圖示,此時鬆開滑鼠左鍵,即可以快速將E1到E12的範圍移動插入到CD欄之間。

這個小技巧適用於表格資料整欄移動,也適用於整列移動,讀者請自行多加嘗試,於此不再進一步說明。Shift在電腦中原本就是轉換功能,在Excel操作中,同樣可以把Shift視為轉換鍵,用意是轉換原本預設操作為特殊操作。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第6張

七、複選多工作表

除了儲存格範圍選取操作,Shift尚有一些特殊功能,例如先選取一個左邊的工作表標籤,按住Shift鍵不放,再選取一個右邊的工作表標籤,如圖所示,可以一次選取「1」到「5」之間所有的工作表,成為工作表群組的狀態,這操作類似於本節第二步驟的左上右下選取範圍。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第7張

八、畫正圓與正方形

最後再補充Shift一個少用、特定場合卻又相當好用的特殊功能,偶爾需要Excel繪製圖形,上方功能區移到「插入」頁籤,將「圖例」下拉,再將「圖案」下拉,選項有「矩形」、「橢圓」,但就是沒有通常情況偏好的正方形和正圓形,除了挑戰滑鼠人工手繪的精凖度外,其實還可以在圈圖前先按Shift,即可輕鬆畫出正方形和正圓形。如果想將畫好的圓形水平180度移動,同樣按住Shift拖曳即可。

Excel善用Shift鍵:選取範圍、欄位移動、畫出正圓 基本操作 第8張

Excel基本操作技巧

贊贊小屋應邀開班授課在基礎班的Excel課程設計中,在介紹複製貼上、儲存格格式調整等相當基礎的Excel函數指令的同時,更會著重於自定義上方功能區及存取工具列、小黑十字架複製公式、$符號固定儲存格參照、函數引數輔助視窗等最基本、最普遍、最實用的Excel操作小技巧,其用意和這一節的Shift功能鍵妙用相同。包含本書贊贊小屋出版了三本《會計人的Excel小教室》系列書籍,實務工作中會到的Excel基本小技巧,幾乎都涵蓋在各個章節之中,希望能真正幫助到同樣在工作中努力的讀者。

本文內容取自《會計人的Excel小教室進階篇|報表自動化》,書本仍然是最好的學習方法,今天就買本書吧!

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