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Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏

Excel保護工作表時可以不使用密碼,特定儲存格範圍還能設定是否鎖定及隱藏,避免操作者修改內容或看到函數公式。本文以公司各部門費用預算為例介紹。

上一節介紹如何將工作表加密,操作結果是整張工作表皆不能進行任何編輯,Excel檔案中當然有部份屬於關鍵參數或資料,這部份可能連財會人員自己都不希望去動到,加密保護有其道理,避免不小心誤刪更動,導致整張報表數字亂掉。不過在預算編製過程中,有些部分是開放各部門自行編列,加密保護反而有點多此一舉,諸如此類的情況,就要針對特定範圍設定免除加密防護,這一節具體介紹:

一、快捷執行「儲存格格式」

沿續上一節範例,選定標淡黃色B3到D5的範圍,滑鼠右鍵快捷執行「儲存格格式」,也可使用「Ctrl+1」快速組合鍵。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第1張

二、取消鎖定保護

在跳出來的「設定儲存格格式」視窗中,移到「保護」頁籤,將游標移到原本預設打勾的「鎖定」框框,點一下變成取消勾選的狀態。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第2張

三、設定鎖定及隱藏

接著再選取B9到D12儲存格範圍,同樣「Ctrl+1」快速叫出「設定儲存格格式」視窗,同樣移到「保護」頁籤,不過這裡沒有要取消勾選「鎖定」,反而是讓「銷定」和「隱藏」都處於勾選狀態,其效果待接下來步驟以實際範例說明。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第3張

四、保護工作表

上方功能區「校閱」頁籤,「保護」群組中執行「保護工作表」。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第4張

五、密碼設定及操作選項

跳出來的「保護工作表」視窗不更改初始設定,其實連密碼沒有需要的話,也不用輸入,直接按「確定」。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第5張

六、保護作用測試

回到工作表,B3到D5的範圍皆可以輸入數字,例如「100」,但是要在B6輸入數字時,馬上跳出此儲存格受到保護中的提示,如此應該能理解步驟二將特定範圍取消保護鎖定的效果了。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第6張

七、儲存格公式隱藏

B9到D12儲存格範圍裡,例如游標移到B9,明明儲存格值為「3,000」﹐但是於資料編輯列完全看不到任何資料,這就是在步驟三設定為「隱藏」的效果。

Excel費用預算編製:工作表保護及儲存格鎖定隱藏 基本操作 第7張

儲存格保護的實務應用及思考

實務上只要有同一表格需要其他人填寫部份資料的時候,就有可能會用到這一節的取消部份儲存格範圍鎖定的功能,例如計算年終奬金的考核與分配、合併報表各家子公司資料等。至於隱藏儲存格公式的功能,這一節剛好是順帶介紹,以預算範例而言似乎並不是那麼需要,畢竟就像函數公式再怎麼複雜,也沒有加以隱藏的機密性。

關於隱藏公式是否必要,有三點補充:首先,本書宗旨希望藉由許多實務案例多學一些Excel各方面技巧,多多益善,如何隱藏公式當然也是;再者,在諸如加薪幅度、奬金計算等極敏感資料,還是有可能想連公式一起隱藏;最後,所謂的公式不一定為函數公式,也會有參照其他工作表的連結,當我們學到了如何隱藏保護工作表,勢必要將參照到隱藏工作表的公式一併隱藏,才能真正達到效果,這部份留待本章第四節再作介紹。

本文內容取自《會計人的Excel小教室進階篇|報表自動化》,書本仍然是最好的學習方法,今天就買本書吧!

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