Excel如何存貨料號編碼原則轉換




會計資料庫龐大而多樣,為了有效管理這些資料,實務上都會預先制定編碼原則,這些編碼原則例如銷貨單別、存貨料號、傳票編號,不但可以在手工帳冊列管,在ERP更是一項基本參數,在導入ERP之前,第一件要務就討論各個模組的編碼原則,而任何財會人員到新一家公司工作,如果能花點時間瞭解工作上相關的編碼原則,對於工作上手有很大幫助。

編碼原則如同某一模塊資料的分類,例如銷貨單別,一般會分成內銷、外銷、多角貿易出貨、樣品出貨等,例如存貨料號,一般有產品性質、會科分群、客戶尾碼等。以銷貨單別而言,一開始建立單據的時候,應該選好合適單別,一方面系統很多後續流程都是承接單別設定,內銷的應收帳款會預設有營業稅率、外銷則是零稅率,另一方面如果報表分析,瞭解了單別設定,很容易可以透過篩選或是樞紐呈現所需要的資料。

實務常常遇到,因為種種情況,必須更改編碼原則。這時候如果是手工帳,那就比較慘,因為歷史都是舊編碼原則,必須手動一個一個去修改,或者是乾脆不修改了,附個新舊編碼原則對照表了事。如果是ERP系統帳,那就必須由專業的資訊判斷該如何進行。無論如何轉換,財會人員拿到資料,最好能以自己方式先整理更新原始數據,方便後續編製報表。

舉個實例,存貨料號有作過轉換,某個群組的第一碼從原來的P、Q、R,改變成都是只有R,而基於合併或兩期比較需要,必須先將歷史報表資料作轉換,以下分享我的方法:

原始的料號資料,開頭第一碼有P、Q、R三種。

原始資料報表

利用組合快速鍵,按「ctrl+F」直接進入尋找及取代功能視窗,點選取代,在尋找目標的欄位輸入「P」,在取代成的欄位輸入「R」,然後再點擊全部取代,Excel會跳出結果視窗,顯示有四筆資料被取代了,按確定再檢視報表,可以看到前四筆本來P開頭的料號,的確已經替換成R開頭,後續可以接著再將Q替換成R。

尋找目標P,取代成R

取代成功

除了利用系統的尋找取代功能,我自己是比較喜歡用函數,因為函數可以一次設定好規則,而且靈活自由,同一個存貨料號如果有兩碼都是P,尋找取代會將這兩個P都替換成R,不是我們要的結果,這時如果是以函數進行轉換,就不會有這個麻煩。

函數式是「=IF(OR(LEFT(F2,1)=”P”,LEFT(F2,1)=”Q”),”R”&RIGHT(F2,7),F2)」。意思是如果儲存格F2的右邊第一碼是P或者Q,那麼就取第一碼R再加上F2右邊的7,如果一開始儲存格F2的右邊第一碼並非P或者Q,那麼就直接取F2儲存格的內容即可。

以函數執行尋找替代功能

函數輸入完會得到想要的結果,把滑鼠移到儲存格右下角,雙擊,整個報表就多一欄料號轉換的資料了,後續可以進行資料篩選、樞紐報表、或是兩期比較了。

成功增加料號轉換欄位






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