Excel如何篩選或函數,將報表金額為零的隱藏或刪除




成熟的ERP系統例如鼎新Tip-Top,客製化功能相當強大,只要資料庫裡儲存確認過的資料,可以修改系統預設報表欄位、可以自由新設報表格式、下報表的篩選條件能夠客製,甚至單據程式的功能按紐也能自由定義。只不過,公司資訊人員的時間有限,有些細枝末節財務人員不方便提出客製需求,所以很多時候系統跑出來報表,還是得自己手動修修改改。除此之外,事務所查帳時客戶所提供的PBC資料,通常查帳員註定得再整理一番。諸如此類,自己動手「客製化」的情形所以多有,這個對於EXCEL生手而言是苦差事,可是對於下過功夫在EXCEL上的熟手而言,卻是腦力激盪的時候,戲法人人會變,巧妙各有不同,然而結果都是一樣的:事半功倍。

在這裡分享自己工作實務上遇到的案例:系統跑出來的多期比較損益表,有很多會科每期雖無交易金額,可是仍然掛在報表上面,不但看起來礙眼,分析和列印時也是白白佔空間。針對這情形,我想到有兩個方法處理,一個是很直覺把皆為零的行列篩選掉,另一個是簡單運用函數,一勞永逸把不具分析意義的行列都砍掉。兩種方法都值得參考,因為戲法是越多越好,在不同情況可以有相應的處理方式。

首先,系統報表一跑出來,發現有很多每期皆為零的無用會科,擷圖標示黃底的部份。

損益表

第一個方法是篩選,將游標指在欄位列(第五列),點選資料功能群組項下的「篩選」。點選十月金額那個儲存格的篩選盒子,指向「數字篩選」的「不等於」,在跳出來的視窗輸入0。

篩選

數字篩選

自訂自動篩選:不等於零

我的範例報表剛好第一期別為零的會科,這個會科每一期金額都是零,所以只要篩選一次就好了。如果有會科只有某幾期金額為零,其它期別不為零,那麼每一期每一期都要執行過篩選,最後才能打完收工。

一一篩選成功

第二個方法是在篩選前簡單運用函數,在數值列輸入公式:「=IF(B6+D6+F6=0,0,””),將這個公式下拉,可以看到標黃色的會科都顯示為零,在公式欄點擊篩選盒子,篩選出零的部份,這些就是所有期別皆為零的會科列。

以函數替代篩選

設定函數IF為零的條件

條件設好了再作篩選

運用函數批次篩選成功

選取這些會科列,按快捷鍵F5調用定位「到」功能,點取「特殊」,選擇「可見儲存格」,確定之後再按右鍵「刪除列」,清除篩選之後,報表裡所有零的行列都已經被刪除了。

「到」功能

特殊目標

刪除列

清除欄位篩選

報表為零的篩選完美成功

先前篩選隱藏過的報表,EXCEL的行列編號並沒有變,所以可以看到行列號碼是有跳號的,缺的號碼就是隱藏起來的,而直接刪除後的報表,雖然看起來和隱藏的報表完全相同,但仔細看看行列編號,是連續編號下去。我自己的習慣是不喜歡隱藏,能刪的儘量刪掉,因為有時候在加總或是查找時,那些隱藏的內容有可能造成錯亂。






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