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Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏

Excel的篩選很好用,但它只能以某一欄作為範圍執行,有時候會造成困難。本文以ERP系統損益表為例,介紹IF和SUM函數的組合應用,將報表金額為零的隱藏。

一套成熟的ERP系統,只要是資料庫裡儲存確認過的資料,都可以彙總出報表,並且會具備客製化功能,能夠修改系統預設的報表欄位、自由新設報表格式、設定報表擷取資料的篩選條件,甚至是自定義單據輸入時的功能按紐。不過,雖然系統報表自由度高,公司資訊人員的時間有限,有些修改過於細枝末節,財務人員也不方便提出客製化需求,所以很多時候,還是要自己手動修改系統報表。除此之外,會計師事務所查帳,客戶所提供PBC資料,通常不是很合用,查帳員得自行再整理一番。

諸如上述此類情況,自己動手「客製化」報表的情形所在多有,對於Excel生手而言,這是件苦差事,對於熟手而言,這正是腦力激盪的時候,戲法人人會變,巧妙各有不同,然而結果都是一樣:善用Excel小技巧,事半功倍。

在此介紹一個實務上案例:ERP系統跑出來的多期比較損益表,很多會科當期並無交易金額,但是仍然掛在報表上,看起來不但累贅,分析和列印時也是白費空間。針對這情形,有兩個處理方法,其中一個,是很直覺地把皆為零的行列隱藏掉,另一個,則是一勞永逸把不具分析意義的行列砍掉。兩種方法都值得參考學習,因為戲法是越多越好,在不同情況,可以選擇較為合適的處理方式。

這一節,先介紹隱藏作法如下:

一、ERP系統損益表

系統跑出來報表,有很多兩期皆為零的會計科目,如截圖標示黃色部份。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第1張

二、篩選

零的想要去掉第一個方法是篩選,選擇A4到E4範圍,上方功能區「資料>排序與篩選」點選「篩選」。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第2張

三、數字篩選

剛才選取範圍會出現下拉三角形,點選「二月金額」那個儲存格的篩選盒子,選單中選擇「數字篩選」中的「不等於」。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第3張

四、自訂自動篩選

在跳出來的視窗輸入「0」,按「確定」。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第4張

五、篩選後報表

篩選後二月金額為零的會科都被隱藏了,可是其中也包括「管-車輛費」這個會科,雖然它二月為零,但一月卻是有金額,照道理不應該被隱藏掉。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第5張

六、IF及SUM函數組合

因為有當月金額為零、其它月份金額不為零的情形,為了避免不當隱藏資料,有必要設計函數公式,找出全部為零的會科:「=IF(SUM(B5:E5)=0,0,””)」,將這個公式下拉,截圖可以看到標黃色的會科列都顯示為零了。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第6張

七、取消篩選後重新篩選

第二步驟的篩選再按一次即可取消篩選狀態,接著再選取A4到F4儲存格範圍,再次篩選,此時點選F4儲存格那個篩選三角形,選單中將「0」取消勾選,表示要將公式計算出的0都隱藏掉。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第7張

八、成功篩選後報表

經過公式輔助欄的篩選之後,成功將報表為零的會科都隱藏了。

Excel運用IF及SUM函數,損益表金額為零的篩選隱藏 經典指令 第8張

基本與進階篩選應用

透過上述步驟,對於Excel篩選功能的操作,應該都已經有了初步的基礎。在一個資料龐大的明細報表裡,要擷取出符合某些特殊條件的數據,最簡便直接的Excel技巧便是篩選了。在這一節中,單純是以勾選、取消勾選的方式,依照儲存格內容篩選。現在隨著Excel不斷改版擴充,已經可以依照色彩篩選,而原來的數字篩選還支持「且和「或」的兩個邏輯判斷,並且支持用單一(?)和連續(*)萬用字元。這一節先介紹基本篩選,以後如果有適當範例再介紹較為進階的篩選應用。

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